10 pravidel pro psaní e-mailů, které vždy dostanou odpověď

Je to součást série příběhů společnosti CNET, která vám pomůže zjistit, jak žít, pracovat a hrát, když jste vyrostli.

Pokud máte práci - nebo jít do školy, nebo jen dýchat - v roce 2017, pravděpodobně se spoléháte na e-mail, abyste mohli udělat věci. A zatímco jste pravděpodobně posíláte e-maily na dobrou část svého života, posílání e-mailů spolupracovníkům a šéfům se liší od poslání vaší matky nebo vaší bestií.

Psal jsem e-maily profesionálně pro klienty asi 10 let. Zde jsou moje nejlepší tipy pro získání e-mailů otevřených, čtení a odpovědi na pokaždé.

1. Neoddělovat čáru předmětu

Řádek předmětu je vaše první (a někdy i poslední) příležitost dostat někoho k otevření e-mailu. Nehromažďujte se předmětem, který jen říká "Ahoj!" To řekne čtenáři nic. Pokud vás osobně neznají, budou pouze předpokládat, že váš e-mail je nevyžádanou poštou a odstraníte ji.

Nejlepší řádek předmětu shrnuje, o čem je váš e-mail. Zde jsou některé dobré příklady:

Otázka o úterním zasedání
Potřebujete pomoc s novým softwarem
Znáte Jim Smith?
Užitečná zpětná vazba na konferenci v New Yorku

Nezapomeňte, že předměty jsou odříznuty, zejména na mobilních zařízeních. Takže, držte to krátké, zajímavé a na vědomí.

2. Přidejte pocit naléhavosti (... pokud je to naléhavé)

Dalším tipem pro otevření je přidání pocitu naléhavosti do předmětu - pokud a pouze pokud je to naléhavé. Použití uzávěru uzávěrů je pro to skvělé, ale používejte to šetrně. Zde jsou nějaké příklady:

Potřebuji tabulku ASAP
URGENT: Už jste hlasovali?
ATTN: Potřebujete pomoc v zasedací místnosti
RSVP: Potřebujete odpověď EOD
ČAS: Zaregistrujte se dnes do 18:00

Výše uvedené je užitečné pouze tehdy, když skutečně potřebujete e-mail číst a naléhavě odpovědět. Při nadměrné spotřebě tyto předčasně ztratí své remízy.

3. Mějte příležitostné a používejte jména

Pokud zasíláte e-mail někomu, kdo vás nezná, vždy se otevřete s jménem osoby. To způsobuje, že e-mail je méně spamový a osobnější. Příležitostný e-mail může začít, "Ahoj Anna!" Pokud je e-mail formálnější, jděte s něčím podobným "Dobrý den, Anna Jones" nebo "Drahá paní Jonesová".

Dokonce i když e-mail může být obvykle formální, můžete mít lepší štěstí jít s nečekaně neformální taktikou. Tento typ e-mailu se cítí osobní a neformální, ale ne invazivní. Řekněme, že pomocí svého křestního jména a zmínku o něčem osobním a specifickém pro příjemce může přijmout e-mail na toto příležitostné místo bez překročení. Některé věci, které můžete říct, jsou:

Bylo to skvělé setkání s vámi minulý týden
Miloval váš tweet / Facebook příspěvek / etc. o [vyplňte prázdné místo]
Váš rozhovor na konferenci [vyplnit prázdné] byl pro mě zvláště užitečný, protože [vyplňte prázdné]

Tento příležitostný přístup může příjemce cítit uvolněně a vnímavější. Kauzální přístup používám 90 procent času a funguje to. Formálně si zachovávám podobu vládních úředníků a generálních ředitelů velkých korporací.

Dokonce i ve formálnějších e-mailových zprávách, počínaje komplimentem nebo pozitivní osobní zkušeností, může okamžitě čtenář investovat do vašeho e-mailu a ochotnější reagovat. Jen to zkrať.

4. Dostaňte se k bodu

Přemýšlejte o tom, jak kontrolujete a dáváte přednost doručené poště. Je pravděpodobné, že procházíte mnoha emaily, abyste zjistili, co potřebuje okamžitou reakci a co může být zpožděno. Takže neztrácejte čas preambulemi. Okamžitě se dostanete k bodu a potom přidáte další vysvětlující nebo boční informace. Nikdo nemá čas na to, aby se dostal přes e-mail, aby zjistil, co heck chcete.

Pokud je to vhodné, seznam s odrážkami může pomoci čtenáři rychle pochopit, co potřebujete.

5. Udržujte je krátký

Dokonce i když se dostanete k okamžitému okamžiku, nepokračujte dále. Zahrnout pouze ty nejdůležitější informace a pak přestat psát. Vážně. Dlouhý blok textu jen povzbudí příjemce a rozhodne se, že se vrátí a přečte si e-mail později, když mají více času. Hádej, co? Váš e-mail bude rychle zapomenut a nikdy se k vám nevrátí.

6. Přidejte výzvu k akci

Pokud chcete, aby příjemce jednal, řekněte. Dejte jim pokyny přesně to, co potřebujete, jako odpověď určitým časem a datem. Toto se nazývá výzva k akci (CTA) v profesionálním e-mailu pro psaní e-mailů.

7. Ulehčit

Ujistěte se, že pro příjemce je co nejjednodušší udělat to, co požadujete. Přidejte odkaz, na který chcete kliknout, telefonní číslo pro volání nebo dokument, který si přečtete, pokud potřebujete víc než jen odpověď e-mailem.

8. Přidejte termín

Nezapomeňte přidat pocit naléhavosti tak, že příjemci určíte lhůtu pro jejich akci, pokud je to možné. Stejně tak jsou způsoby, jak zabránit tomu, aby vaše volání k činům bylo náročné. Řekněte prosím a děkujeme vám, abyste změnili vaši žádost.

Zde jsou nějaké příklady:

Můžete mi poslat odpověď od EOD? Dík!
Můžeš prosím RSVP používat tento odkaz do poledne?
Zavolejte mi prosím do 9:00. Moje číslo buňky je 000-0000.
Přihlaste se k ostatním týmům v naší skupině Slack: abc123.slack Heslo: 1234

V závislosti na naléhavosti vaší žádosti by to mohlo také pomoci požádat příjemce, aby odpověděl i v případě, že termín nefunguje . Tímto způsobem můžete provést dialog, který pomůže vyhnout se poklesu.

9. Nezapomeňte na své jméno

Ukončete e-mail s poděkováním a svým jménem. Nepředpokládejte jen, že vědí, od koho je e-mail. Ve skutečnosti nezapomeňte upravovat automatický podpis vašeho e-mailového účtu celým jménem, zaměstnáním nebo postavením a kontaktními informacemi, aby se v každém e-mailu automaticky zobrazoval.

10. Pokračujte

Po uplynutí vaší lhůty se nebojte odeslat e-mailu příjemci, abyste si ověřili jejich odpověď. Někdy vám lidé chtějí odpovědět, ale prostě zapomenou.

Zde je několik linek sledování, které můžete ukrást:

Ahoj (jméno), všiml jsem si, že se mi nevrátil (téma). Můžeš se k tobě vrátit (časem)? Dík!
Ahoj (jméno), viděl jsi můj e-mail o (téma)? Kdybych dostal odpověď (čas), která by byla fantastická. Dík!

Znalost umění účinného e-mailu vás může zpozorovat. Použijte tyto prvky a získáte výsledky. Kdo ví? Vaše důvtipné e-mailové dovednosti vás mohou dokonce posunout nahoru po žebříku v práci.