Dvakrát za poslední měsíc jsem se musel znovu seznámit s Microsoft Office, protože společnost, s níž jsem pracoval, potřebovala originální soubor sady Office. Obě zkušenosti mě přiměly znovu ocenit jednoduché, jednoduché aplikace Google Drive.

Ano, existují úkoly Textový procesor, tabulkový procesor a prezentační program aplikace Google Drive se nedaří zpracovat dobře nebo vůbec, ale pro 99, 9% souborů, na kterých pracuji, služba Google Drive pěkně zapadá do účtu. Zde je pět způsobů, jak používat Disk Google k oholení minut pracovního dne.

Klávesová zkratka otevře seznam klávesových zkratek

Po několika desetiletích používání počítače mohly kapacity paměti pro klávesové zkratky dosáhnout svého limitu. Přesto není lepší způsob, jak pracovat rychleji, než vyhýbat se myši ve prospěch kombinací klávesových zkratek pro běžné operace.

Disku Google poskytuje spoustu speciálních klávesových zkratek, z nichž většina Ed Rhee z CNET popsala v příspěvku od dubna.

U typů s nárokem na paměť je poslední zkratka v seznamu nejdůležitější: zadejte otazník (nebo klávesu Shift + /) a otevřete okno se seznamem kombinací kláves s klávesami Google Drive. (Seznam zkratek lze také otevřít klepnutím na možnost "Klávesové zkratky" na rozevírací nabídce Nastavení (ikona ozubeného kola) v pravém horním rohu hlavního okna.)

Všimněte si, že v únoru vydal Ed seznam klávesových zkratek Gmailu, který můžete také zpřístupnit z hlavního okna služby Gmail zadáním otazníku.

Text e-mailu se stává dokumentem Google

V příspěvku z loňského května jsem popsal volnou přílohu aplikace Google Chrome pro přílohu Gmail pro přílohu služby Drive, který přidává možnost "Uložit do disku" na zprávy obsahující přílohy.

Bohužel není možné uložit samotnou zprávu do Disku Google ve formátu, který lze upravovat. (Zpráva můžete otevřít a zvolit Soubor> Uložit stránku jako> Disk Google, ale výsledný soubor HTML nebo "Webový archiv" nelze upravovat jako textový dokument na Disku Google.)

Zdarma rozšíření Mail2Drive pro Disk Google vám poskytuje jedinečnou e-mailovou adresu, kterou můžete použít k převedení textu zprávy do prostého dokumentu Google Docs.

Po instalaci rozšíření a přihlášení do účtu služby Disk Google navštivte stránku Mail2Drive a kliknutím na Spustit aplikaci otevřete uvítací obrazovku programu. Chcete-li vygenerovat e-mailovou adresu, vyberte možnost Kliknutím sem, abyste mohli začít.

Chcete-li se vyhnout nutnosti kopírovat a vkládat adresu Mail2Text pokaždé, když chci převést zprávu do souboru Dokumentů Google, vytvořil (a) jsem v Gmailu kontakt Mail2Text. Umožňuje to předat zprávu a začít psát "mail2text" v poli Komu: zadat adresu Mail2Text.

Nejprve několikrát předávaly zprávy tímto způsobem, zprávy to nikdy nedělaly na Disk Google. Musíte odstranit předponu "Mail2Drive" z adresy v poli Komu: pro její vložení do vašeho obchodu Google Drive. Také může být nutné exportovat výsledný soubor do Dokumentů Google ještě předtím, než bude možné jej upravit.

Dalším omezením při používání programu Mail2Drive je, že soubory, které přípona vytvoří, jsou umístěny ve složkách pod hlavním seznamem Můj disk. Při odesílání zprávy na Disk Google nelze zadat jiné umístění.

Soubory a složky můžete samozřejmě reorganizovat tak, že je vyberete a vyberete ikonu složky, čímž otevřete okno Organize systému Google Drive.

Omezit synchronizaci služby Disk Google se specifickými adresáři

Funkce Disku Google, na kterou se mám spolehnout, je schopnost automaticky využívat nejnovější verze všech svých souborů ve všech mých počítačích a zařízeních, bez ohledu na to, zda jsem v současné době online. Tato úroveň duplicity souborů však může rychle vyrazit z pevných disků strojů.

Chcete-li ušetřit místo na konkrétním počítači, omezte složky aplikace Disk Google, které se synchronizují se systémem. Klikněte na ikonu Disku Google na hlavním panelu a vyberte možnost Předvolby. Zaškrtněte možnost Synchronizovat pouze některé složky do tohoto počítače, vyberte složky, které chcete synchronizovat, v okně možností synchronizace a klikněte na tlačítko Použít změny.

Jak naznačuje dialogové okno Předvolby, budou soubory, které nejsou ve složce Disk Google, vždy synchronizovány. Chcete-li zakázat veškerou synchronizaci souborů, zrušte zaškrtnutí políčka "Synchronizovat soubory Dokumentů Google", které se zobrazí pod oknem složky.

Uložte úložný prostor odstraněním nepotřebných verzí souborů

Disk Google uchovává všechny verze vašich souborů po dobu 30 dní nebo až 100 revizí. V závislosti na typu a velikosti souborů, které ukládáte, mohou verze obsahovat velké množství dostupného úložiště.

Chcete-li zabránit tomu, aby Disk Google odstranil předchozí verze souboru, vyberte soubor a klikněte na Další> Správa revizí. (Všimněte si, že tato možnost není dostupná pro soubory, které nemají více verzí.) Zkontrolujte volbu souboru v části "Neodstraňovat automaticky".

Vytvořte jediný archiv pro všechna vaše data Google

Několik doplňků slibuje, že zálohují soubory vašeho Disku Google, ale archivní služba Google Takeout může splňovat vaše potřeby zálohování bez nutnosti stahovat a instalovat další program.

Příbuzné příběhy

• Lepší způsob, jak si rychle prohlédnout dokumenty na Disku Google
• Jak uložit webovou stránku přímo do Disku Google
• Začínáme s aplikací Dokumenty Google pro systém iOS

Začněte tím, že se přihlásíte do svého účtu Google a otevřete stránku Takeout. Kromě souborů ve službě Disk Google můžete archivovat všechna data v Google+, kruzích, kontaktech, profilu, obrázků Picasa, Google Voice a dalších službách Google.

Chcete-li vše archivovat, klikněte na kartě Vytvořit archiv na kartě "Všechna data" nebo vyberte více selektivně, klikněte na tlačítko "Vybrat služby" a vyberte ty, které chcete zálohovat, a klikněte na tlačítko Vytvořit archiv.

Trvalo jen pár minut, než se připravil archiv ZIP o cca 150MB dat Google, z nichž většina se skládala ze souborů služby Disk Google. Klepnutím na tlačítko Stáhnout spusťte stahování.

Po dokončení stahování jednoduše rozbalte soubor a zobrazte data v příslušné složce každé aplikace. Přál bych si, aby archiv zahrnoval moje vyhledávání a historii prohlížení. Pak bych mohl vědět tolik o sobě, jaký má Google o mně.