Díky technologii, která se stále častěji prolíná se všemi aspekty podnikání, vám společnost CNET @ Work může pomoci - zákazníkům pro malé podniky s méně než pěti zaměstnanci - začít pracovat.

Zatímco každý malý podnik je jiný, existuje určitá sada aplikací, které téměř každý malý podnik potřebuje.

Tyto aplikace jsou typicky zařazeny do kancelářských "sad" a sestávají z e-mailu, kalendáře, zpracování textu a tabulky. Někdy přicházejí s dalšími nástroji, jako je manažer prezentace, databáze nebo správci formulářů a další. Jedna taková kancelářská sada je Microsoft Office, nyní se prodává především jako Office 365. Další je G Suite společnosti Google.

• Pět faktorů, které je třeba zvážit při přesunu do služby Office 365 | Microsoft Office 2016: Koupit vs. předplatné

Již řadu let dominoval trh s kancelářskými sady Microsoft ve formě sady produktů Microsoft Office. Než jsme se stali mobilním a webově zaměřeným světem, lidé museli instalovat aplikace na svých jednotlivých počítačích buď vložením CD-ROM (zpět do dne), DVD (zpět v den) nebo stahováním a spustit instalační program.

Není pochyb o tom, že kancelářské aplikace společnosti Microsoft byly výkonné a výkonné, ale byly pro mnohé uživatele nadmíru obtížné a náročné na údržbu a správu licencí.

Microsoft Office je stále kolem. Ve skutečnosti je to jeden z nejúspěšnějších produktů v historii. Začala jako svazek v roce 1990, ale její hlavní aplikace, jako Word a Excel, byly zahájeny před 35 lety v roce 1983.

Proč mluvím o Office, když je to článek G Suite? Kancelář je v této oblasti 800 grálů. Chcete-li pochopit, kde se dá G Suite hodit pro vaši firmu, je užitečné mít nějakou perspektivu o Office.

Většina malých firem obecně vybere Office 365 nebo G Suite. Používám obojí, protože jsou oba dost levné za nízké ceny. Mám různé klientské projekty, které potřebují různé nástroje, a mám oblíbené funkce, které používám z obou produktů.

Pravidelně dávám obrovské prezentace, často s 60-70 snímky nebo více, a já dělám ty v desktopové verzi aplikace PowerPoint. Webcast software, který používáme, pouze pohlcuje snímky PowerPoint a mám 20 let svalové paměti.

Ale také používám G Suite.

ZDNet: Na vašem podnikání jsme zjistili 24 cloudových služeb, které si určitě chcete vyzkoušet

G Suite má standardní kancelářské aplikace

Používám službu Gmail jako můj primární komunikační nástroj a žiji v něm neustále. V roce 2014 jsem přešla z aplikace Outlook do Gmailu a na okamžik jsem ho nepřehlédla.

Pro mě je jádrem G Suite Gmail. Tři největší výhody jsou, že je k dispozici všude, nemusím se bát o tom, kde je můj poštovní soubor (což byl problém ve dnech aplikace Outlook) a vyhledávací schopnost je vynikající.

Mám 18 GB e-mailu, od roku 1997. Když jsem se přestěhoval do služby Gmail, přesunula jsem všechny zprávy aplikace Outlook do mého obchodu Gmail. Takže i když jsem od roku 2014 pracoval na Gmailu, mohu hledat celou svou historii pošty, která se blíží 21 let, za zhruba vteřinu.

Protože vím, že se někteří z vás ptají, použil jsem službu nazvanou YippieMove (vážně, to je jejich jméno). Trvalo to asi týden, ale všechny mé zprávy se dokonale přenesly z účtu služby Office 365 do Gmailu.

Kromě služby Gmail jsou to standardní aplikace, které se dodávají s programem G Suite:

• Kalendář: protože kalendář spravuje vícenásobné kalendáře tak dobře, je to můj go-to nástroj pro zablokování času pro projekty

• Dokumenty: Textový procesor G Suite

• Listy: tabulka

• Prezentace: základní balíček prezentací

• Uchovávejte: skvělý a malý nástroj pro zaznamenávání poznámek

• Stránky: tvůrce webových stránek

• Formuláře: nástroj pro budování rychlých, ale překvapivě silných forem

• Hangouts: chatový nástroj, jako například Slack

• Hangouty se setkávají: videokonference v hangoutech

Abych byl upřímný, tyto základní aplikace G Suite Business jsou to, co nazývám "dost dobré". Pro většinu uživatelů jsou pro většinu aplikací skvělé Dokumenty, Tabule a ostatní.

To znamená, že pokud jste uživatel tabulkového procesoru, který dělá matematické modelování na vysoké úrovni, pravděpodobně budete chtít pracovní plochu Excel. Pokud píšete knihu, která potřebuje pracovat s výrobním systémem, možná budete chtít aplikaci Microsoft Word nebo tradiční balíček pro publikování v počítači. Jak jsem již uvedl, produkuji obrovské prezentace, takže desktopová verze programu Microsoft PowerPoint je jediný způsob, jak mě jít.

Převážná většina uživatelů však není mocnými uživateli s velmi specifickými, hlubokými potřebami.

Jednoduchost G Suite je silná. Nick Leffler, majitel společnosti digitálního marketingu společnosti Exprance v Kalifornii, mi řekl: "Používám G Suite již řadu let a bylo to skvělé každým krokem. Spíše než zabalit do zbytečných funkcí, které komplikují věci ( jako Office 365) je čistý a jednoduchý. "

Nick si vybral G Suite, protože: "Je to známá země pro většinu lidí, takže se neudělá žádná práce, prostě to prostě znemožní a dokončí práci."

Proč byste platili za aplikaci G Suite, když jsou aplikace Google zdarma?

Většina lidí ví, že Gmail a různé aplikace Google, jako jsou Dokumenty a Tabulky, jsou k dispozici zdarma. Proč by pak někdo za ně zaplatil ve formě G Suite?

G Suite je navržen tak, aby poskytoval řadu funkcí a možností orientovaných na podnik. Nejdříve se ponořím do většiny těchto funkcí hlouběji, ale je to stručný přehled toho, proč byste si mohli koupit odběr G Suite spíše než používat spotřebitelské verze Google svých aplikací:

• G Suite poskytuje správu uživatelů a administrátorské funkce pro více uživatelů.

• G Suite přidává některé velmi zajímavé funkce zabezpečení a soukromé spolupráce.

• Sada G Suite umožňuje výrazně zvýšit úložiště.

• G Suite nabízí různé úrovně auditu a podnikové eDiscovery.

• Aplikace G Suite vám umožňuje používat vlastní e-mailovou doménu.

• Aplikace G Suite vám umožňuje vytočit číslo a získat skutečně užitečnou osobu pro lidskou podporu.

Některé z nich jsou neuvěřitelně užitečné. Osobně oceňuji přidané úložiště, personalizovanou e-mailovou doménu a podporu. Které funkce vaší společnosti budou záviset na tom, co potřebujete.

Pingoval jsem sociální média a zeptal jsem některé lidi, jak používají G Suite. Samantha Avneri je marketingovým ředitelem společnosti Regpack, online registrované softwarové společnosti s méně než 30 zaměstnanci.

Řekla mi: "V naší firmě používáme rozsáhlé nástroje G Suite, abychom dokázali udržet úkoly a udržovali dokumenty spolupráce na jednom místě, snadno editovatelné a snadno vyhledávané a vyhledávané." Pokračovala mi a řekla mi: "Docs je neocenitelná pro mé projekty v oblasti marketingu obsahu a Sheets je jediný způsob, jak nahrát, upravovat a sdílet přehledy, rozpočty a další."

Anita Williamsová Weinbergová je ředitelka a kreativní ředitelka ve firmě VerbStudios v Seattlu, kreativní agentury. Anita mi řekla: "Můj tým používá produkty G Suite značně, protože s firmami začínáme mnoho práce. Mnohé z nich jsou bootstrapping blockchain, AI nebo IoT společnosti, takže řešení Google je pro ně opravdu super efektivní."

Když už mluvíme o cenově výhodných cenách, promluvte si o cenách.

Ceník G Suite je jasný a srozumitelný

Cena Office 365 může být matoucí - Microsoft je matoucí. Existuje tolik různých odběrů sady Office - závisí na tom, zda jste jednotlivec, malá společnost, podnik, nebo máte nějakou existující firemní licenci Windows nebo plán Azure - že je téměř nemožné popsat všechny možnosti v jediném článek.

Naproti tomu G Suite má tři plány: základní, obchodní a podnikové. Zde je stručný přehled:

• Základní je $ 5 / měsíc na uživatele. Získáte všechny aplikace 30 GB ukládání na uživatele.

• Podnikání je $ 10 / měsíc na uživatele. Získáte 1TB ukládání na uživatele. Pokud máte pět nebo více uživatelů, máte skutečně neomezené úložiště. Mluvím o tom níže. Přidá také funkci eDiscovery.

• Podnik je 25 USD / měsíc na uživatele. Podnikové plány přicházejí se všemi v podnikovém plánu spolu s celou řadou nástrojů správy a správy na úrovni podniku.

To je jedna z věcí, které se opravdu líbí G Suite. Je to jasné a srozumitelné.

G Suite je online a nevyžaduje žádnou instalaci

Office 365 je zajímavý produkt, protože je to hybrid. Při zakoupení předplatného sady Office získáte přístup k plným verzím aplikací sady Office (které aplikace závisí na tom, který odběr) získáte spolu s omezenějšími verzemi aplikací pro mobilní zařízení a web.

G Suite je to, co my geeks volá aplikace SaaS, pro software jako služba. Předplatíte službě G Suite, nikoli zakoupit. Na rozdíl od instalovatelného starého školního softwaru, jako jsou základní aplikace pro kancelář, neinstalujete program G Suite do počítače. Místo toho se jednoduše přihlašujete k účtu G Suite (stejně jako byste se přihlásili do Gmailu).

K dispozici jsou některé mobilní aplikace, které můžete nainstalovat do telefonu. Existuje také režim offline, takže můžete pracovat na projektech v G Suite, aniž byste byli připojeni k internetu. To je užitečné, pokud cestujete. Ačkoli osobně, když ztratím připojení k internetu, jen sedím a žalostně kňourám, dokud se bity znovu netekají.

Candy Bellau je vlastníkem společnosti Kramerica Business Solutions LLC, poskytovatele účetních a obchodních služeb se sídlem v Metairie, Louisiana, těsně mimo New Orleans. Řekla mi: "Mám rád G Suite, všechno je vázáno dohromady, e-mail, kalendář, fotografie, disk, listy, všechno je tam, mám přístup z čehokoliv, co potřebuju z notebooku, telefonu nebo jiného počítače. se přihlašuje. Pro mé podnikání a můj život to dělá věci mnohem jednodušší. "

G Suite Gmail, Kalendář a vlastní e-mailová doména

Jednou z výhod programu G Suite je, že vám umožní nastavit jako svoji osobní poštovní server svou vlastní osobní doménu. To znamená, že můžete mít e-mailové adresy s adresami, které jsou jedinečnější než vaše jmé[email protected]. Místo toho můžete získat a odeslat poštu jako [email protected].

Gmail pro zákazníky nyní umožňuje přijímat a odesílat poštu z vlastní domény. Rozdíl je v tom, že k tomu (zejména k odeslání) potřebujete další e-mailový server, který hostuje danou doménu. G Suite zpracovává hostování domény, což značně snižuje komplikace.

Spokojeně se spoléhám na Kalendář Google, abych spravoval všechny své projekty a termíny. Právě teď píšu tento článek v Dokumentách Google (i když používám také slovo - to většinou závisí na tom, co funguje pro mé klienty nejlépe). Používám službu Hangouts k komunikaci s mými pracovními týmy. Mám terabytové údaje zálohované na Disku Google.

G Suite nabízí velmi snadnou spolupráci

Součástí G Suite je také Google+, což je sociální síť společnosti Google. Co dělá službu Google+ zajímavou v kontextu aplikace G Suite, je, že můžete vytvořit vlastní soukromou a zabezpečenou firemní sociální síť. Takže i když Google+ jako soutěžící na Facebooku pravděpodobně nezískal značnou trakci, může být velmi užitečné využít schopnosti Google+ v rámci vlastní organizace.

Google+ moc nepoužívám, ale používám spolupráci založenou na aplikacích G Suite. Jednoduše řečeno, můžete na obrazovce otevřít dokument na tabulku nebo dokument pro zpracování textu a sdílet s co nejvíce členy vašeho týmu, jak chcete. Každý si jej může upravit a změny se zobrazují při psaní.

Mé týmy to často používají na telefonních schůzkách, někdy vedou dva nebo tři dokumenty najednou a na obrazovce najednou. Členové týmu mohou přidat vlastní poznámky, editovat tabulkové buňky nebo měnit text. Často píšu nadpisy přímo z hovoru a pak na ně ukazuji a klienti mohou provést změny naživo. Je to obrovský spořič času.

Shawn Breyer provozuje Breyer Home Buyers v Atlantě, službu nákupu domů. Podívejte se na jejich webovou stránku, protože mají zajímavý obchodní model na domácím trhu prodeje. Shawn mi řekl: "Jsme schopni urychlit naši produkci společně s funkcemi G Suite. Můžu mít současně pracovat na stejném souboru Tabulky Google."

Nyní, aby byly spravedlivé, on-line verze základních aplikací společnosti Microsoft také umožňují vynikající spolupráci, ale to nezhoršuje spolupráci společnosti G Suite. G Suite se mi mnohem snazí nastavit, přistupovat a vstoupit.

Aplikace Google jsou také mnohem častější pro použití ve spolupráci. Ve stovkách (ne-li tisících) telefonních schůzek, kde jsem sdíleli živé dokumenty, myslím, že jediný čas, kdy jsme použili online aplikace Office 365, byl, když byl klient Microsoft.

Disk Google uloží všechny dokumenty v cloudu

Disk Google je přímým konkurentem společnosti Dropbox, Microsoft OneDrive, Box a dalších podobných služeb.

Stejně jako u ostatních aplikací G Suite je zde i spotřebitelská a individuální verze Disku Google a ta, která je zapečená do G Suite. Na rozdíl od ostatních spotřebitelských aplikací Google musí uživatelé zaplatit za Disk Google buď - a individuální verze může být mnohem dražší než předplatné služby G Suite.

Podívejme se nejprve na spotřebitelskou verzi. Do dnešního dne (cenové služby v oblasti úložišť se mění hodně, takže se to může změnit v době, kdy je budete číst), spotřebitelé dostanou zdarma 15 GB úložného prostoru. Pokud používáte spotřebitelskou službu Gmail, do tohoto úložiště dochází ke všem vašim zprávám, stejně jako všechny soubory z vašich aplikací. Společnost Google povoluje také některé volné ukládání fotografií, protože spotřebitelská verze Disku Google je zálohováním mnoha telefonů Android.

Po uskutečnění tohoto úložiště 15 GB je ukládání dat (opět ve verzi služby Google Drive, které není součástí verze G Suite) takhle:

• Až 100 GB: 1, 99 USD / měsíc

• Až 1 TB: 9, 99 USD / měsíc

• Až 10 TB: 99, 99 USD / měsíc

• Až 20 TB: 199, 99 USD / měsíc

• Až 30 TB: 299, 99 USD / měsíc

Jak můžete vidět, přidává se.

Srovnání těchto cen s cenami v G Suite bude trvat trochu mozku-zkroucení, ale pracovat se mnou na minutu. V případě aplikace G Suite má společnost Google dva cenové modely: přidělení na uživatelské úložiště a úplné neomezené ukládání.

Levná sedadla G Suite mají úložiště pro uživatele. Základní plán poskytuje 30 GB úložiště cloud (spolu se všemi ostatními funkcemi programu G Suite popsanými výše) za $ 5 / měsíc. Pokud vše, co jste chtěli, bylo uskladnění, zřetelně je 1, 99 dolarů / měsíc spotřebitelská verze se 100 GB je lepší řešení.

Je to obchodní plán, kde se věci začínají zajímat. Pokud ve svém obchodním plánu máte méně než pět uživatelů, zaplatíte za uživatele 10 USD / měsíc a získáte 1 TB ukládání na uživatele. To je v podstatě stejná dohoda jako spotřebitelská služba.

Ale pokud máte pět uživatelů nebo více (na podnikovém nebo podnikovém plánu), najednou máte neomezené úložiště. To je velké.

Dřív to bylo, že mnoho společností zabývajících se skladováním cloud nabízelo neomezené úložiště, ale jeden po druhém se vrátilo k těmto nabídkám. Jediná společnost, kterou jsem zjistil, že nabízí neomezené úložiště za cenu, kterou mohou malé firmy absorbovat, je Google.

Na mém disku Google v cloudu mám něco jako 13 TB. Měl bych více, ale od chvíle, kdy jsem přešel na Disk Google, je rychlost nahrávání Comcastu tak pomalá, že se mi podařilo získat až 13 TB. Mám ještě mnohem víc. Používám službu Disk Google jako službu zálohování cloud, spolu s uchováváním živých kopií všech svých dokumentů. (Více o tom trochu.)

Kdybych se snažil uložit 13 TB pomocí modelu spotřebitelských cen pro Disk Google, zaplatil bych téměř dvě stě babek měsíčně a všechno toto úložiště by bylo vázáno právě na můj účet. Můj malý obchod zahrnuje i mou ženu a ona by nedokázala snadno sdílet tento úložný prostor.

Na druhou stranu jsem koupil předplatné pro pět uživatelů v obchodním plánu Google G Suite. Každý uživatel stojí 10 USD měsíčně. Jako takový platit padesát dolarů za měsíc na neomezené uskladnění, spíše než dvě stě dolarů za měsíc pro uskladnění s víčkem 20 TB.

Je to trochu divné, protože mám jen dva skutečné uživatele, ale tím, že zaplatím částku 50 USD za měsíc, rozsáhlé skladovací zdroje společnosti Google se zcela otevřou. Já také vím, že mohu snadno přidat až tři další pracovníky k projektům bez zvýšení měsíční částky G Suite.

Je zřejmé, že pokud nepotřebujete ukládat nebo zálohovat terabajty, nemusí tuto službu potřebovat. Mějte však na paměti, že projekty, jako jsou 4K video produkce, velmi rychle ukládají skladování. Pro mě je to nezbytná součást architektury úložiště.

Můj jediný strach (a je to rozumný, který zvažuje historii Googlu o zabíjení výrobků) je, že Google jednou změní své neomezené zásady pro ukládání dat, jako je Amazon. Mým jediným skutečným zdrojem naděje je, že spíše než 60 dolarů ročně, což Amazon účtuje, Google účtuje minimálně 50 USD měsíčně. Vzhledem k tomu, že náklady na ukládání dat se vždy snižují (zejména pro společnost Google, která si koupí úložiště ve velkých rozměrech planety), může to stačit na to, aby program pokračoval.

Fulltextové vyhledávání (i na obrázcích)

Svůj přehled o G Suite ukončím s jedním z mých oblíbených funkcí. Nyní, když většinu svých dokumentů a souborů ukládám v cloudu na Disku Google, získávám přístup k legendárnímu vyhledávání Google pro mé dokumenty.

To je velké, protože Disk Google nejen vyhledává text v textových dokumentech. OCR je vše, takže i když jste vyfotografovali značku a vše, co v tomto souboru máte, jsou pixely, Google Drive ji najde.

Mezi Gmailem pro celou svou poštu od roku 1997 a službou Google Drive (ve které jsou umístěny všechny mé neregistrované a ne-FERPA omezené dokumenty), mohu hledat téměř všechno, co jsem kdy napsal, stahoval, skenoval nebo fotografoval - dokumenty společnosti.

Jedna věc, kterou je třeba si uvědomit, je, že vyhledávání na Disku Google ve službě G Suite respektuje přístupová práva. Jelikož jsem hlavní uživatel v mé malé firmě, mám přístup ke všemu v mých souborech. Ale jiní zaměstnanci nebo partneři mohou vidět jen to, co jim bylo otevřeno prostřednictvím značného řízení a přístupů G Suite.

Máte-li G Suite?

Stejně jako u téměř všech zakázek, rozhodnutí "byste-si-koupit" vždy spočívá na vašich jedinečných potřebách. To znamená, že ceny na G Suite jsou cenově dostupné jenom pro jakýkoli malý podnik a výhody jsou značně vysoké.

Mám obavy, že Google může vidět všechno, co dělám? To jo. K bodu. Ale protože téměř všechny organizace, s nimiž spolupracuji (včetně vládních agentur) používají také produkty a služby společnosti Google, myslím si, že společnost Google uvidí mé věci tak či onak. Dokud se Google vymaní ze své cesty, aby se ochránil před porušením - a jsou to v lepší pozici, než kdykoliv předtím - nebudou se příliš zajímat, že moje dokumenty půjdou do Velkého Indexu Nebe.