Jak se vaše e-mailová schránka naplní, může být obtížné rozlišit důležité zprávy od těch, které si můžete přečíst později - pokud vůbec. Jeden způsob, jak pomoci identifikovat osobní e-maily od neosobních, je počet příjemců. Zvýrazněním zpráv odesílaných pouze vám je méně pravděpodobné, že postrádíte poštu vyžadující okamžitou pozornost.

V loňském listopadu jsem popsal, jak sloučit více e-mailových účtů a uspořádat je pomocí filtrů a štítků. To vám může pomoci vynechat méně důležité zprávy z doručené pošty a do složek, které můžete prohlížet ve volném čase.

Ale ne všechny filtrované zprávy jsou vám osobně adresovány. Podmínkové formátování Microsoft Outlook 2010 a Gmailové "indikátory osobní úrovně" vám pomohou dostat korálky na tyto osobní zprávy tím, že na první pohled uvedou, zda je vaše osamělá adresa v poli Komu: nebo zda byla pošta odeslána více příjemcům.

Změna vzhledu osobně adresované pošty v aplikaci Outlook 2010

Pomocí funkce podmíněného formátování aplikace Outlook 2010 můžete změnit vzhled zpráv splňujících specifické charakteristiky. Chcete-li tuto funkci zpřístupnit, klepněte na kartu Zobrazení na pásu karet, vyberte možnost Zobrazit nastavení v levé krajní části karet a v dialogovém okně Pokročilé nastavení vyberte položku Podmíněné formátování.

Klepnutím na tlačítko Přidat vytvořte nové pravidlo, uveďte pravidlo název (například "Jen pro mě") a zvolte tlačítko Podmínka. V dialogovém okně Filtr zkontrolujte "Kde jsem" a v rozevírací nabídce vpravo vyberte "Jediná osoba na řádku To". Klepnutím na tlačítko OK vytvořte filtr.

V dialogu Podmíněné formátování zvýrazněte nové pravidlo (pokud již není). Poté klikněte na tlačítko Písmo a zvolte typ, velikost a barvu písma, které usnadní identifikaci zpráv splňujících pravidlo, které jste právě vytvořili. Pro mě má trik zvláštní barva (kaštanová).

Dvakrát klikněte na tlačítko OK pro zavření dialogových oken a návrat do doručené pošty, kde se ve formátu, který jste právě zadali, zobrazí zpráva "pouze pro mě". Můžete vytvořit další pravidla pro podmíněné formátování, abyste identifikovali zprávy, na kterých se vaše adresa zobrazuje v poli Komu nebo v poli Komu s ostatními. Zjistil jsem však, že je dostatečné, aby se kódoval pouze jeden typ zprávy, aby se nemuselo pamatovat, co označují více barev nebo formátování.

Dejte Gmail zprávy osobní ukazatel

Pozorování osobních zpráv na první pohled v Gmailu je vítr, když aktivujete ukazatele osobní úrovně služby. Tato funkce umísťuje do levé části zpráv ve složce doručené pošty pouze jeden knoflík, který označuje poštu zaslanou na vaši adresu, nikoliv do mailingového seznamu, a dvojitý knoflík vedle předmětů zpráv odesílaných pouze na vaši adresu.

Chcete-li zobrazit ukazatele osobní úrovně služby Gmail, klikněte na Nastavení v pravém horním rohu hlavního okna Gmailu, vyberte kartu Obecné (pravděpodobně to je výchozí pohled) a přejděte na možnost "Indikátory osobní úrovně", která se objeví těsně pod položkou Podpis. Vyberte možnost "Zobrazit indikátory" a klikněte na tlačítko Uložit změny v dolní části okna.

Vruby se objevují uvnitř ukazatele Gmail "Důležité", který má zvýraznit prioritní zprávy založené na vlastních pravidlech Gmailu. Umístěte kurzor nad ukazatel a zobrazte důvod, proč Gmail označuje zprávu za důležitou.

Kritéria zahrnují zprávy zaslané přímo vám, slova ve zprávách, lidé v rozhovoru, vaše tendence číst zprávy s tímto štítkem nebo (moje oblíbené) podle "naší kouzelné omáčky". Mohu s tím dát hranolky?