Málokdo používá jen jeden počítač. Ve skutečnosti většina z nás skáče ze stroje na stroj v průběhu pracovního dne.

Nejlepší způsob, jak zajistit přístup k důležitým souborům z různých strojů v digitálním životě, je uložit soubory online. Používáte-li Dokumenty Google jako úložiště souborů online, tyto tipy vám zkrátí pracovní den.

Odeslání zkopírované kopie všech souborů Dokumentů Google na pevný disk

Většina uživatelů PC zálohuje důležité soubory jejich kopírováním na optický disk nebo paměťové zařízení USB nebo jejich nahráním do online úložiště. Nyní zálohování online funguje i v opačném směru.

Chcete-li stahovat všechny dokumenty Dokumentů Google, tabulky, prezentace a další soubory do počítače v jediném zipovém souboru, vyberte libovolný soubor a klikněte na Další> Stáhnout. Z rozevíracích nabídek pro každou kategorii souborů vyberte možnost "Všechny položky" a zkontrolujte typ souboru nebo položku "Nelze stáhnout (přeskočit)". Můžete také změnit všechny formáty do MS Office, Open Office nebo PDF.

Trvalo méně než minutu, než bylo možné komprimovat a stáhnout 300 souborů - většinou dokumenty aplikace Word a tabulky aplikace Excel - do ZIP souboru o velikosti 68 MB. Pokud nechcete počkat na dokončení stahování, klikněte na tlačítko "E-mail, když je připraven", aby vám společnost Google poslala odkaz, pokud je soubor k dispozici ke stažení.

Použijte službu Dokumenty Google pro automatické opravy

Textový editor služby Dokumenty Google navrhuje opravy chybně napsaných slov: pravým tlačítkem myši nebo příkazem na příkazové slovo, výběrem položky "Vždy se opravit na" a výběrem správného hláskování z navržených výrazů.

Můžete také vytvořit zkratky pro běžně zadávaný text, jako je vaše jméno, název, zaměstnavatel nebo jiný často opakovaný termín. Chcete-li tak učinit, klepněte na položku Nástroje> Předvolby, do políčka S vložte klávesová zkratka do pole Nahradit a text podle vašeho výběru. Nyní, když zadáte textový řetězec s následným mezerou, objeví se delší deska.

Chcete-li zabránit tomu, aby Dokumenty Google automaticky vytvářely zlomky, elipsy, symboly autorských práv a ochranných známek a další speciální znaky, zrušte zaškrtnutí políčka v seznamu Předvolby nebo klepněte na tlačítko x napravo pro smazání položky.

Klávesové zkratky, zejména pro Dokumenty Google

Většina z nás si může vzpomenout na tucet klávesových zkratek, které pravidelně používáme. V příspěvku z roku 2008 jsem popsal, jak vytvořit textový soubor obsahující desítky kombinací kláves, takže jediný klávesový zkrat, který si musíte zapamatovat, je ten, který přiřadíte k otevření tohoto souboru.

Chcete-li otevřít verzi této podsložkové klávesnice pro klávesové zkratky Google Docs, stiskněte klávesu Ctrl (nebo příkaz Command on Mac) a / (přední lomítko). Případně můžete přidat tyto pět kombinací kláves stisknutím klávesy Dokumenty Google do hlavního seznamu zkratek:

Ctrl-Shift-C : Zobrazení počtu slov

Ctrl-Shift-Y : Zobrazení definice vybraného slova

Ctrl-; (středník): Přesuňte se na další slovo s chybným slovem

Alt-Shift-F : Přesun na panel nabídek

Ctrl- \ (zpětné lomítko): Zrušte formátování

Bonus tip: Chcete-li maximalizovat zobrazení v aplikaci Dokumenty Google, zadejte Ctrl-Shift-F pro aktivaci zobrazení na celou obrazovku. Klepnutím na Zobrazit> Celá obrazovka skryjte ovládací prvky. Stisknutím klávesy Esc zobrazíte ovládací prvky a Ctrl-Shift-F se opět vrátíte do normálního zobrazení.

Vytvořte soubory přístupné všem nebo pouze pozvaným

Ve výchozím nastavení jsou všechny soubory uložené ve službě Dokumenty Google soukromé. Chcete-li sdílet soubor, klepněte pravým tlačítkem na něj a zvolte možnost Sdílet. Z tohoto menu můžete poslat soubor jako přílohu e-mailu, odeslat e-mail spolupracovníkům, které jste určili, nebo zvolit možnost Sdílet znovu a otevřít dialog "Nastavení sdílení".

Kliknutím na tlačítko Změnit v části "Kdo má přístup", aby byl soubor veřejný (přístupný komukoli na webu) nebo dostupný komukoli, kdo má odkaz na soubor. Tyto dvě možnosti nevyžadují žádné přihlášení a můžete určit, zda mohou uživatelé upravit soubor také.

Soubor můžete také uchovat jako soukromý, ale sdílet ho pouze s lidmi, které označujete. Toto nastavení vyžaduje, aby se spolupracovníci přihlásili k přístupu k souboru. Klikněte na textové pole "Přidat lidi" a zadejte e-mailovou adresu nebo vyberte položky ze seznamu kontaktů.

Ve výchozím nastavení mohou lidé, s nimiž sdílíte, také upravit soubor. Klikněte pravým tlačítkem na možnost "Upravit", abyste je omezili na komentování nebo zobrazení dokumentu pouze. Můžete také vložit obsah souboru do zprávy a poslat si kopii.