Společnost, ve které pracuji, spoléhá na šablony aplikace Microsoft Word pro vytváření nejrůznějších dokumentů, od jednostranných dopisů až po několik stovek stránek. Šablony nám umožňují zajistit, aby všechny dokumenty, které zasíláme klientům a partnerům, sdílely podobný vzhled.

Jednou z nejpoužívanějších šablon v naší sbírce je vícestranový dopis, který zobrazuje datum na horní straně první stránky, těsně pod firemním logem, stejně jako v záhlaví následujících stránek. Bohužel se dopisy obvykle skládají několik dní před odesláním a datum odeslání se často mění. Kromě toho jsou dopisy někdy odesílány v jiných termínech, než je oficiální datum odeslání. Proto nemůžeme přidat pole k písmenům, které zobrazují aktuální datum.

Zatímco autoři obvykle nezapomínají na změnu data na první stránce dopisu, téměř zapomínají na stejnou změnu data v záhlaví následujících stránek. Řešením bylo přidat pole s textovým formulářem na první stránku dopisu, které autoři používají k zadání data odeslání dopisu a následně křížovému odkazu na textové pole v záhlaví následujících stránek.

Polí formuláře formuláře usnadňují opakování textu

Jednoduše je jednodušší zadávat text jednou a opakovat ji jinde v dokumentech aplikace Word 2003, než je to dělat totéž v programech Word 2007 a 2010. To proto, že Microsoft ztěžuje přístup k tlačítku textového pole v novějších verzích Slova. Všichni ve jménu ergonomie jsem si jistý.

V aplikaci Word 2003 otevřete šablonu, do které chcete přidat opakující se text. Ujistěte se, že panel nástrojů Forms je viditelný kliknutím na příkaz Zobrazit> Panely nástrojů> Formuláře. Dále umístěte kurzor na místo, kde chcete, aby se opakující text objevil, a zvolte tlačítko pole Formulář formuláře na panelu nástrojů Formuláře. (Je to tlačítko "ab" na levé straně panelu nástrojů.)

Zobrazí se šedá krabička s pěti malými kruhy vedle sebe. Klepnutím do pole přidejte krátký popisný text, například "Zadejte datum odeslání". Poklepáním na toto pole otevřete dialogové okno Možnosti pole formuláře textu. Lidé, kteří používají šablonu, vloží text, který chtějí opakovat, do pole "Výchozí text". Zatím ponechejte toto pole prázdné, ale do pole Záložky v levém dolním rohu dialogového okna (bez mezery nebo interpunkce) zadejte krátký popisný textový řetězec. Až budete hotovi, klikněte na tlačítko OK pro zavření dialogového okna a návrat do šablony.

Chcete-li mít jakýkoli text, který zadali autoři do pole textového formuláře, objeví se v jiném dokumentu, přidejte odkaz na pole, ať chcete, aby se opakovaný text objevil. Jak jsem vysvětlil výše, společnost, pro kterou pracuji, potřebuje datum, kdy autoři vstoupí na první stránku a objeví se v hlavičce druhé a všech následujících stránek dokumentu.

Prvním krokem při přidání takového křížového odkazu je vytvořit zlomek oddílu, který zabrání tomu, aby se informace o hlavičce objevily na první stránce dokumentu. Umístěte kurzor na konec první stránky, klepněte na Vložit> Přerušit a v sekci Přerušení vyberte možnost Další stránka. Poklepejte na záhlaví druhé stránky a zrušte zaškrtnutí políčka Odkaz na předchozí. Stejná jako předchozí značka zmizí.

Poté klikněte na záhlaví, kde chcete, aby se opakující text objevil, a zvolte Vložit> Reference> Křížový odkaz. V dialogovém okně Křížové odkazy vyberte položku Záložka v rozbalovací nabídce Typ reference a vyberte záložku, kterou jste právě vytvořili, ze seznamu záložek, který se zobrazí v dolní části okna.

Při použití šablony k vytvoření dokumentu se v záhlaví druhé a následující stránky (nebo odkudkoliv, kde umístíte křížový odkaz) zobrazí jakýkoli text, který zadávají autory do pole textového formuláře na první stránce. Autoři jednoduše poklepejte na textové pole a otevřete dialogové okno Možnosti pole textového formuláře. Do pole "Výchozí text" zadejte text, který chcete opakovat, a klepněte na tlačítko OK.

Po uložení a opětovném otevření dokumentu se tento text zobrazí v textovém poli, stejně jako všechny záložky v dokumentu. Chcete-li zjistit, jaký text vypadá okamžitě, použijte volbu Náhled tisku bez skutečného vytištění souboru.

Opakování textu je v aplikacích Word 2007 a 2010 automaticky trickier

Očekával jsem, že proces přidávání takových křížových odkazů bude jednodušší v novějších verzích aplikace Word, ale ve skutečnosti to vyžaduje několik přidaných kroků v programech Word 2007 a 2010. Nejprve je nutné se ujistit, že je zobrazena páska pro vývojáře. je ve výchozím nastavení skrytá. Chcete-li jej zobrazit, klikněte na Soubor> Možnosti> Přizpůsobit pásku a zaškrtněte políčko Vývojář v hlavních záložkách v pravé části okna Možnosti aplikace Word.

Jakmile je páska pro vývojáře zapnuta, vyberte ji a zvolte tlačítko Legacy Tools v části Controls of the ribbon. V rozevíracím rámečku, které se zobrazí, vyberte ikonu pole Formulář textu na levé straně horního řádku. Od tohoto okamžiku jsou kroky pro přidání záložkového textového pole a křížových odkazů téměř totožné s kroky popsanými výše pro aplikaci Word 2003.

Všimněte si, že textové pole a křížové odkazy vypadají v šabloně aplikace Word 2007 a 2010 jinak než v šabloně aplikace Word 2003. Také vytvoříte zlomek oddílu ve dvou novějších verzích aplikace Word (abyste zabránili zobrazování opakovaného textu v záhlaví první stránky dokumentu) klepnutím na pásek pro rozvržení stránky, výběrem možnosti Přerušení a výběrem další stránky v části Odstavky.