E-mail je největší posilovač kancelářské práce od vynalezu telefonu. E-mail je největší ztráta pracovní doby od vynálezu kávovaru.

V poslední době jsem se naklonil k poslednímu návrhu. Vypočuvám, že pouze jedno z pěti zpráv, které se dělají prostřednictvím spamového filtru Gmailu do mé doručené pošty, stojí za to, že je potřeba je otevřít a přečíst.

Příbuzné příběhy

• Sloučit kontakty Gmailu a iPhoneu li>
• Synchronizujte kontakty a kalendáře mezi aplikacemi Outlook, Gmail a iPhone
• Sloučit kontakty aplikace Outlook a Gmail
• Uložte e-mail aplikace Outlook na pevný disk
• Odebrat přílohy z e-mailu aplikace Outlook

Nezahrnuje to nevyžádanou poštu, kterou Gmail automaticky identifikuje a zablokuje, což v posledních letech pokleslo z více než 90 procent všech odeslaných zpráv na něco přes 70 procent, tvrdí Symantec.

Je to stále spousta nevyžádaných stránek, které zanechávají Net-o-koule a zbytečně rozšiřují naše pracovní dny. Zde je způsob, jak věnovat více času komunikaci a méně času zápas s vaším e-mailovým účtem.

Jednoduché přepisy hlasu na e-mail prostřednictvím služby Google Voice

Dvě nejviditelnější alternativy k e-mailu jsou staré, spolehlivé telefony a ne-jak stará, ne-spolehlivá zpráva. Telefonní hovory a IM neposkytují semipermanentní záznam, který obsahují e-mailové podprocesy, přestože většina předních chatových služeb a agregátorů chatu, jako je bezplatný open-source Adium chatový klient, vám umožní udržovat si záznamy o vašich chatech.

Zprávy Facebook a Chat Google umožňují prohlížet (a odstranit) historii vašich zpráv. Služba Twitter Direct Message v současné době ukládá vaši posledních 100 zpráv odeslaných a přijatých prostřednictvím této služby podle Centra nápovědy Twitter.

Aplikace Nuance Dragon Dictation pro iPhone, iPad a iPod Touch vám umožňuje nahrávat hlasovou zprávu a převést ji na text, který můžete odeslat e-mailem. (Podobné produkty jsou k dispozici od společnosti pro telefony Android a BlackBerry.)

Stejnou konverzi hlasu na e-mail můžete z libovolného telefonu zavolat svým číslem Google Voice. Služba automaticky přepíše vaši hlasovou zprávu a poté vám umožní odeslat e-mail na přepis. Po odevzdání zprávy si otevřete účet Google Voice, v dolní části zprávy klikněte na tlačítko Další a zvolte možnost E-mail.

Ve výchozím nastavení bude přepis zaslaný e-mailem obsahovat zprávu o záznamu a přepis, stejně jako odkaz na původní hlasový záznam. Chcete-li odeslat pouze přepis, zadejte e-mailovou adresu příjemce, zrušte zaškrtnutí políčka include-a-link v dolní části okna odesílání a vyberte a odstraňte zprávu v konzole.

Kvalita motoru transkripce Google Voice je zasažena, ale většina je přinejmenším srozumitelná (pokud někdy i humorná). Zatímco byste nemuseli posílat takový přepis potenciálnímu zákazníkovi nebo zaměstnavateli, převod hlasu na text je vhodný pro většinu každodenních komunikací.

Služby s krátkými zprávami nestojí za námahu

Čím delší je e-mailová zpráva, tím méně pravděpodobné, že ji příjemce skutečně přečte. Služba Shortmail omezuje zprávy na 500 znaků, což je více než trojnásobek omezení délky Twitteru, ale přesto je dost drobná, a to zejména u verbálních e-mailů, jako je vaše skutečně.

Mé hovězí maso se službou není omezení délky zprávy, ale požadavek, který ještě používáte - další e-mailovou adresu, tuto adresu s adresou URL "shortmail.com". Můžete použít své uživatelské jméno pro Twitter a přihlásit se ke službě pomocí pověření Twitter, která automaticky importuje vaše kontakty ve službě Twitter. Můžete také importovat kontakty z jiných webových služeb.

Soubor služeb s názvem two.sentenc.es, three.sentenc.es, four.sentenc.es a five.sentenc.es využívá jemný přístup k podpoře stručnosti e-mailu. Stránky vás požádají, abyste dobrovolně omezili své zprávy na počet vět a vložili odkaz na stránky, aby vysvětlili věty a požádali příjemce o omezení délky.

Jsem nakloněn nechat spisovatele e-mailu pokračovat tak dlouho, jak chtějí vědět, že budu číst tolik zprávy, které považuji za užitečné nebo zajímavé, a přeskočit ostatní. Stejně tak mohou lidé z mého e-mailu ignorovat některé nebo všechny mé zprávy. Není to jako bychom dostali účtování za slovo (přinejmenším ne dosud).

Oddělte interní zprávy vaší organizace

Jak jsem již zmínil, Facebook, Twitter a další populární sociální sítě vám umožňují posílat zprávy jednotlivým přátelům a následníkům. Hlavní výhodou zasílání zpráv ze sociálních sítí je pohodlné kontaktování s někým, aniž byste se museli přihlásit k jiné službě, nebo pokud jste již přihlášeni, museli byste mezi okny prohlížeče přeskočit. Primární nevýhodou je, že vaše zprávy jsou uloženy na několika různých místech.

To však není tak velký problém pro lidi v rámci organizace. Přítel, který pracuje na oblíbené webové restaurační restaurační službě, se nedávno chlubil, že doručená pošta pro e-mailový účet společnosti je téměř prázdná. To proto, že služba nedávno přešla na "podnikovou sociální síť" pro všechny její vnitřní komunikace.

Dvě z nejoblíbenějších služeb jsou Yammer a Salesforce.com's Chatter. Obě služby používají vlastní URL organizace a přicházejí v bezplatných verzích a poplatcích. Oba také slibují, že překoná jednoduché zasílání zpráv, aby bylo jednodušší využívat kolektivní inteligenci společnosti.

Stejně jako u každé nové služby, která slibuje zvýšit produktivitu vaší skupiny, je klíčem přimět uživatele, aby ji používali. Pro mnoho pracovníků bude vše, co sníží množství času stráveného vyčištěním detritus z jejich doručené pošty, stojí za to zkusit.

Zdá se, že den nevychází bez zavedení nového způsobu oslovení lidí - jednotlivě nebo ve skupinách - stejně jako sdílení souborů, koordinace projektů a posílání na blogy mimo jiné. Nic přichází zatím, to dělá to celou cestu, jak to dělá e-mail. Jeden e-mail půjde cestou pera, ale ještě ne. Do té doby budeme stále hledat způsoby, jak zajistit, aby technologie fungovala pro nás, ne proti nám.