Technologie rozptýlí, není pochyb o tom. Místo toho, abyste umožnili elektronickým gadgetům upoutat vaši pozornost od důležitějších aktivit ve vašem pracovním dni, použijte je ke zvýšení ostření.

Mnoho metod řízení času vyžaduje vícedenní sympozium, které zvládne. Jednoduchou alternativou je Pomodoro Technika Francesca Cirilla, která je pojmenována po 25minutovém kuchyňském časopise ve tvaru rajčete Cirillo, který si udržoval pozornost při studiu na vysoké škole v Římě.

Za 25 minut se můžete naučit většinu toho, co se má dozvědět o přímém přístupu Pomodoro k řízení času. Bezplatná elektronická kniha Pomodoro Technique (PDF download) trvá tak dlouho, než je čte.

Stručně řečeno, vypisujete každodenní činnost a určíte počet "Pomodorosů" nebo 25-ti minutové bloky času, které vynaložíte na každého; můžete upravit délku svého Pomodora, ale 25 minut, po němž následuje 5 minutová přestávka, se zdá být pro mnoho lidí. Po čtyřech Pomodorosových trváš delší přestávku.

Když pracujete, sledujete počet Pomodorosů, které skutečně vyžaduje dokončení každého úkolu. Na konci dne porovnáváte váš odhad s aktuálními výsledky pro každý úkol. Tyto informace použijte ke zlepšení budoucích odhadů.

Hovořící rajčata sledují váš pracovní den

Několik programů bylo napsáno pro použití s ​​technikou Pomodoro. Ten, na který jsem se usadil, je bezplatný program Pomodoro Timer, otevřený zdroj, který umístí ikonu rajčete do oznamovací oblasti v systému Windows; nástroj je k dispozici také pro Mac a Linux.

Pomodoro Timer nemá žádnou dokumentaci nebo informace o nápovědě, takže ji musíte vzít nebo ji nechat. Po instalaci programu klikněte pravým tlačítkem myši na ikonu rajčete v oznamovací oblasti a zvolte Start Pomodoro. Budete vyzváni, abyste pomodoro dostali jméno. Klepnutím na tlačítko OK spusťte hodiny.

Zvolte možnost Nastavení v nabídce s pravým tlačítkem myši a otevřete dialogové okno s možnostmi změn trvání jednotlivých Pomodoro, úpravou výstrah a zvukových efektů programu (určitě zrušte zaškrtnutí volby "Zaznamenávat zvuk") a pojmenování a sledování Pomodoros.

Jak pracujete, zbývající čas v aktuálním Pomodoro se v oblasti oznámení objeví v černých číslech. Zaškrtněte políčko "Zobrazit počitadlo času" v dialogovém okně Nastavení, abyste zobrazili čas zbývající v malém vyskakovacím okně pod černou číslovkou.

Manipulace s archenemy časového řízení: přerušení

Pracovní dny jsou samozřejmě často nepředvídatelné. Přerušení jsou někdy interní, jako třeba nutnost kontrolovat e-maily a někdy i externí, například vyzváněcí telefon nebo improvizované setkání s vaším šéfem. Když je přerušen, pozastavte Pomodoro kliknutím pravým tlačítkem na odpočítávání a volbou funkce Přerušit Pomodoro. Pokud se přerušení stává úkolem, zaznamenejte ho spolu s dalšími Pomodorosemi.

Na vašem protokolu Pomodoro zaznamenáváte, jak je naléhavé a důležité, aby se každé přerušení ukázalo být, a pokud to nebylo, snažte se ho v budoucnu vydat, dokud nedokončíte úkol. Cílem je zlepšit schopnost předvídat čas, který budou vyžadovat různé úkoly.

Když jste připraveni vrátit se do práce, vyberte z nabídky pravým tlačítkem možnost Resume Pomodoro.

Elektronická kniha doporučuje používat papír pro plánování každého dne Pomodoros a zaznamenávat průběh a přerušení práce. Samozřejmě můžete stejně snadno použít tabulku, databázový záznam nebo textový soubor pro sledování pracovní činnosti. Použil jsem výchozí textový editor počítače, abych vytvořil svůj protokol Pomodoro (zní jako něco, co byste viděli vedle ponoření avokáda na párty).

Chcete-li zobrazit statistiky o vaší minulosti Pomodoros, vyberte v menu pravým tlačítkem položku Statistika. Pomodorové jsou uvedeny podle jména, termínu a trvání, spolu s informacemi o přerušeních. Položky můžete třídit podle jednotlivých sloupců, ale informace nelze exportovat kromě kopírování a vkládání jednotlivých položek jednotlivě.

Několik dní jsem nahrával a analyzoval Pomodorose. Proces se neprojevil na můj pracovní den. Protože většina lidí plánuje svůj pracovní čas na základě půlhodinových segmentů, prognózování času, který by každý úkol podnikl, bylo intuitivní. Pomodoros jsem zaznamenala teprve tehdy, když jsem byl u svého stolu a obvykle na počítači. Ostatní lidé je budou používat pro plánování schůzek a mnoho jejich telefonních hovorů týkajících se podnikání.

Půlhodinové přírůstky se pro mě ukázaly být příliš krátké. Zvýšil jsem interval na 1 hodinu a čas přestávky na 10 minut. Byl jsem foukal hned za upomínkami na pauzu ve 25 minutách, ale po asi hodině práce jsem byl obvykle připraven na krátké odvzdušnění.

Pracuji z domova, takže jedna neočekávaná výhoda při zaznamenávání mých přerušení byla rozhodnutí ztlumit zvonění na naší pevné linii během pracovního dne. Spoléhám se na mobil na práci, takže téměř každý hovor na pevné linii od 9 do 5 byl robo-call marketingové hřiště nebo upomínka na schůzku. (Naše domovské číslo je registrováno na každém seznamu, který není dostupný, ale přetrvávají nežádoucí marketingové pozice.)

Ať už pravidelně naplánujete a zaznamenáváte svůj Pomodoros, nebo to budete dělat jen krátkou dobu, pravděpodobně budete mít mnohem lepší představu o tom, jak skutečně trávíte svůj pracovní den jako výsledek. Informace vám pomohou přesněji plánovat a mohou také indikovat způsoby, jak minimalizovat přerušení a vyhýbat se dalším pracovním časům.