Šest způsobů, jak rychle pracovat v aplikaci MS Outlook

Velké a malé organizace se spoléhají na dokumenty aplikace Word, tabulky aplikace Excel a prezentace PowerPoint. V některých ohledech je aplikace Outlook chudým bratrancem tří velkých aplikací Office. Ale opravdovým koněm v všudypřítomné sadě společnosti Microsoft je nepřehlédnutelný e-mail / správce kontaktů / plánovač úkolů.

Tyto šest tipů pro aplikace Outlook 2010, 2007 a 2003 vám umožní méně času na opětovné otevření archivovaných zpráv, jogování paměti o připomenutí, přetahování souborů k odeslání jako přílohy, přidání výrazů do kontroly pravopisu, vymazání místa na hlavním panelu a vylepšení seznam zkratek klávesové zkratky pro aplikaci Outlook pro ukládání dat.

Archivujte zprávy složky ve svém plánu

Mnoho lidí nemá potřebu archivovat svůj Outlook e-mail, ale místo toho vybírá smazání starých zpráv nebo jednoduše nechat je hromadit. Většina organizací však omezuje velikost jednotlivých účtů aplikace Outlook, takže můžete obdržet upozornění od uživatelů IT k archivaci některých vašich starých e-mailů.

Archivace může zabránit nadmrcení adresářů, ale načítání archivovaných zpráv trvá déle, než znovu otevřít nearchivované zprávy. Možná budete potřebovat snadný přístup ke zprávám starším, než je implicitní nastavení automatického archivace v aplikaci Outlook po dobu 6 měsíců. Je snadné zpožďovat veškerou archivaci aplikace Outlook nebo archivaci konkrétních složek a zpráv programu.

(Všimněte si, že funkce Vyčištění v aplikaci Outlook 2010 automaticky odstraňuje to, co označuje jako redundantní zprávy ve vybraných složkách. To není stejné jako archivace starých e-mailů.)

Chcete-li povolit automatickou archivaci pošty v určité složce, klepněte pravým tlačítkem na složku a zvolte Vlastnosti> Automatický archiv. Ve výchozím nastavení archivátor běží každých 14 dní a vztahuje se na zprávy starší než šest měsíců. Chcete-li změnit výchozí nastavení, zvolte tlačítko Výchozí nastavení archivu a otevřete dialog AutoArchive. Zde můžete změnit frekvenci archivace, délku časových zpráv zůstanou unarchivovány a umístění souboru archiv.pst.

Chcete-li přizpůsobit nastavení archivu jednoho složky, klepněte pravým tlačítkem na něj, zvolte Vlastnosti> Automatické archivace, vyberte možnost "Archivovat tuto složku pomocí těchto nastavení" a proveďte volbu. Chcete-li zabránit archivování jednotlivé zprávy, otevřete ji a klepněte na Soubor> Informace> Vlastnosti v aplikaci Outlook 2010 a 2007 nebo Soubor> Vlastnosti v aplikaci Outlook 2003. Zaškrtněte políčko "Nechráň tuto položku automaticky".

Zvyšte informovanost vašich upomínek

Aplikace Outlook umožňuje přiřadit určité zprávy kategorii barevně označené nebo je označit příznakem sledování. Dokonce i s těmito vizuálními podněty může potřebovat nějakou pomoc při zapamatování si významu zprávy. Chcete-li při otevření zprávy přidat příznak, který se zobrazí vedle příznaku, zvolte Sledovat> Vlastní a zadejte slovo nebo frázi vysvětlení.

Chcete-li přidat připomenutí, které se objeví také ve vašich úkolech a kalendáři, klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu a zvolte Sledovat> Přidat připomenutí. Do pole "Flag to" přidejte popis následné akce. Tento text se zobrazí v horní části zprávy spolu s dalšími informacemi o připomenutí.

Rychlý způsob odeslání přílohy souboru

Typickým přístupem k přiřazení souboru k e-mailu je otevření nové zprávy, výběr ikony kancelářského klipu a přejděte do souboru v zobrazeném okně složky. Pokud jste v programu Průzkumník Windows nebo v jakémkoli okně složky, můžete k němu soubor pravým tlačítkem kliknout a zvolit možnost Odeslat do> příjemce, který otevře novou zprávu ve výchozím programu elektronické pošty.

Může být možné uložit ještě více času přetažením souboru přímo do složky Doručená pošta aplikace Outlook, která také otevře novou zprávu se souborem, který je automaticky připojen.

Přizpůsobte kontrolu pravopisu aplikace Outlook

Pravopisné chyby jsou zcela neprofesionální, což činí funkci kontroly pravopisu aplikace Outlook pro většinu lidí nepostradatelnou. Žádný slovník kontroly pravopisu neobsahuje všechna slova, která pravděpodobně budete pravidelně používat ve svých korespondencích. Kontrola pravopisu aplikace Outlook můžete provést přesnější přidáním názvů a výrazů, které používáte často. V aplikaci Outlook 2010 a 2007 zvolte Soubor> Možnosti> Pošta> Pravopis a Autokorekce> Vlastní slovníky> Upravit seznam slov. Přidejte nové výrazy najednou a dvakrát klikněte na tlačítko OK.

V aplikaci Outlook 2003 klepněte na příkaz Nástroje> Možnosti> Pravopis a v části Upravit vlastní slovník vyberte tlačítko Upravit. Kliknutím na varování v případě potřeby přidejte do souboru Custom.dic nové pojmy, klepněte na Soubor> Uložit a poté na Soubor> Konec. (Dobře, tento tip vám pravděpodobně ušetří mnoho času, ale může vám to vypadat lépe.)

Společnost Microsoft poskytuje více informací o vlastních slovnících v aplikaci Outlook a dalších aplikacích sady Office 2010 na webu podpory Office.

Minimalizujte aplikaci Outlook do oznamovací oblasti

V polovině vašeho pracovního dne může váš panel úkolů dostat do značné míry přeplněné minimálními aplikacemi, i když zvolíte možnost seskupit více otevřených oken pomocí programu. (Chcete-li tuto možnost nastavit, klepněte pravým tlačítkem myši na hlavní panel, zvolte Vlastnosti> Hlavní panel a v rozevírací nabídce vedle tlačítka "Tlačítka na hlavním panelu" vyberte možnost "Vždy skládat, skrýt štítky").

Outlook můžete z panelu úloh odstranit tak, že ikonu minimalizujete pouze v oznamovací oblasti. Chcete-li to provést, klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu aplikace Outlook v oznamovací oblasti a zvolte možnost Skrýt při minimalizaci. Aplikace Outlook bude poté minimalizována pouze na oznamovací oblast namísto na panel úloh.

Rychle přepněte na jinou aplikaci sady Office

Pokud máte jednu kancelářskou aplikaci otevřenou, je pravděpodobné, že budete nakonec potřebovat nějakou práci v jiné. Můžete otevřít nový dokument aplikace Word, Excel, prezentaci aplikace PowerPoint nebo jiný typ souboru v aplikaci Outlook stisknutím kláves Ctrl + Shift + H. Tato klávesová zkratka otevře dialogové okno Nový dokument Microsoft Office. Stačí vybrat požadovaný typ souboru a kliknout na tlačítko OK.

Stránka Microsoft Office uvádí desítky klávesových zkratek pro aplikace Outlook 2010, Outlook 2007 a Outlook 2003. Zde jsou zkratky pro e-mail:

Přepnout do složky Doručená pošta: Ctrl + Shift + I

Přepnout do složky K odeslání: Ctrl + Shift + O

Vyberte účet pro odeslání zprávy z: Ctrl + Tab (zaměření na řádek To) a poté kartu na tlačítko Účty

Odeslat: Alt + S

Odpovědět na zprávu: Ctrl + R

Odpovědět všem na zprávu: Ctrl + Shift + R

Označit zprávu jako nevyžádané: Ctrl + Alt + J

Zobrazit zablokovaný externí obsah (ve zprávě): Ctrl + Shift + I

Odeslat do složky: Ctrl + Shift + S

Zkontrolujte novou poštu: Ctrl + M nebo F9

Přejděte na další zprávu: Šipka nahoru