Buď k sobě upřímný. Jak často děláte jen jednu věc najednou?

Kontrolujete e-mail v telefonu během setkání? Najednou se ocitnete při kontrole Facebooku a Twitteru namísto toho, že byste se dostali do práce?

Dokonce i teď, když se snažím, abych tento úkol napsal nejdůležitějším úkolem, můj mozek prosí, abych zkontroloval Facebook, aktualizoval mou schránku, zkontroloval moji Twitter @ jmen a odpověděl na textovou zprávu, kterou opravdu nechci k odpovědi.

Jak váš mozek funguje proti vám

Ačkoli někteří jsou přesvědčeni, že jsou dokonale dobří multitaskeri, máte větší pravděpodobnost, že dokončíte úkol, pokud se zavážete, že uděláte jednu věc najednou.

Zaměření však není jediným problémem - snaží se dokončit úkoly důkladně a včas, může být často přičítáno něčemu, na co se téměř každý člověk může vztahovat: otálení.

Podle nedávno publikované desetileté studie profesora na Haskayne School of Business je rozptýlení, zábrana úkolů a impulzivita všemi hlavními prediktory prokrvení.

Zvuk familar? Viník je tvůj blízký přítel - nazývá se to internet.

Ti, kteří vykonávají většinu své práce u stolu a na počítači, se neustále vyrovnávají s touhou uniknout pracovním úkolům a utéct do barevného světa videí YouTube, zpráv v reálném čase, společenských klubů a jakékoli jiné činnosti, která by poskytují okamžité štěstí nad srovnatelně negativními úkolemi, které musí být dokončeny.

Problém je v tom, že si dokonale uvědomujete, že by vám to bylo prospěšné, abyste okamžitě zkontrolovali tuto položku z vašeho seznamu úkolů, ale stále nezačínáte.

Sekundy, minuty, hodiny projíždějí, dokud hodiny nenarazí na dva a ještě musíte dokončit úkol. A není to jen práce - domácí úkoly, pochůzky a boční projekty také zasáhly z těchto nepříjemných návyků.

Laura Shinová z Lifehacker nedávno řešila toto téma a kázala logiku, kterou nikdo z nás nechce slyšet:

"... když se podíváme na lidi, kteří dokážou" udělat víc "než my, často to prostě proto, že se jim podaří lépe zvládnout svůj čas. Jednou z největších problémů, pokud jde o zhodnocení času: jak to utrácíme. "

Třístupňový přístup k větší produktivitě

Jednoduše se rozhodnete spravovat svůj čas lépe nestačí. Jak bylo odhaleno, hodně lidí z nás je propojeno, abychom odložili úkoly - včetně úlohy efektivněji řídit čas.

Nejlepší způsob, jak trávit čas efektivněji, lze rozdělit na tříprvkový přístup, který bojuje proti některým problémům souvisejícím s nezdravým multitaskingem a prokrastinováním: řízení úkolů, zaměření a uvážení času.

Krok 1: Použijte seznamy úkolů správným způsobem

Existují nekonečné rady ohledně "správného" způsobu vytváření a správy seznamů úkolů. Tyto systémy, které mohou být stejně jednoduché jako lepkavá poznámka nebo složité jako metoda "GTD", nikdy nejsou kouzelnou kulkou, ale mnoho z nich je často založeno na stejných zásadách:

Zapište je. Buď konkrétní. Potvrďte (a někdy odměňujte) úspěch.

Jediným problémem je to, že se často dostáváme do sestavování našich seznamů úkolů, že i tato činnost se stává způsoby, jak odkládat.

Wunderlist (Mac, iOS a Android) je čistý, dobře navržený seznam úkolů, který vám umožní dosáhnout všech výše uvedených, aniž by se jednalo o stopu papíru.

Po zadání úkolu budete také požádáni o zařazení dílčích úkolů. Tyto dílčí úkoly používejte jako položky akcí. Pokud jste například primárním položkou "učinit dům bezpodmínečným", vaše poddruhy by mohly obsahovat "mopové podlahy", "změnit listy" a "odložit nádobí".

Tím, že uvedete konkrétní akci, kterou potřebujete k dokončení úkolu, je mnohem pravděpodobnější, že to provedete.

Jakmile dokončíte tyto dílčí úkoly, zkontrolujte je ve Wunderlistu, dokud nemůžete konečně překročit hlavní úkol. Když je vše řečeno a hotovo, aplikace bude archivovat vaše dokončené to-dos, což vám umožní znát vaše úspěchy na první pohled.

Krok 2: Čas na každém úkolu

Jak dlouho to opravdu chcete vyčistit vaše schránky v dopoledních hodinách, nebo napsat ten návrh? Pokud jste jedním z mnoha, kteří umožňují seznam úkolů soupeřit s rozptylem, můžete ztrácet hodiny produktivitu.

Chcete-li bojovat proti těmto zvyklostem, sledujte, kolik času utratíte za každý úkol. Pokud tak učiníte, vytvoříte jen dostatečný tlak, abyste donutili soustředit se na tento úkol a umožnili vám posoudit, jak efektivně používáte svůj čas. Zde je několik snadných a přístupných způsobů sledování času stráveného:

• Udržujte jednoduchý tabulkový procesor . Chcete-li použít tuto metodu, vytvořte základní tabulku se dvěma sloupci v aplikaci Google Docs, Evernote nebo dokonce v Excelu. Poté pomocí vestavěného stopky v telefonu zaznamenáte čas, který potřebujete k dokončení každého úkolu. Případně vytvořte tabulku se třemi sloupci a zaznamenáte počáteční a koncové časy.
• Použijte aplikaci jako Toggl. Tato bezplatná aplikace pro iOS, Android a pracovní plochu zjednodušuje proces sledování času. Rozhraní je minimální, což vám poskytuje nástroje pro popis aktivity a iniciování časovače. Po dokončení úkolu ji zastavte a přidá se do protokolu.
• Zařízení all-in-one: RescueTime. Tato robustní desktopová a mobilní aplikace eliminuje většinu manuální práce, automaticky sleduje a zaznamenává, jakým způsobem strávíte svůj čas. Služba, která má placené a bezplatné verze, dokonce jde až tak daleko, že vám umožní zablokovat rušivé webové stránky, když vyřešíte důležitý projekt.

Krok 3: Vytrhněte mozek k zaměření

Znovu a znovu, věda ukázala, že ačkoli vás nemusí být naladěno na hluk na vašem pracovišti, tyto okolní zvuky jsou chronickými stresory v průběhu času. Rozhovor, mumlání a psaní mohou negativně ovlivnit vaši schopnost být produktivní a zaměřit se na úkol.

To je místo, kde aplikace jako White Noise (Android, iOS) přichází dovnitř. Naplnění vašich uší s okolním šumem (jako růžový šum, bílý šum, nebo dokonce zní jako voda běží), další zvuky jsou vyprázdněny, což vám umožní zaměřit se na své úkol.

Zajímavé je, že softwarová společnost Autodesk experimentovala s vydáváním růžového šumu přes reproduktory ve svých kancelářích. Ačkoli není jasné, jestli se zvýší produktivita, kancelářský rozhovor byl mnohem zřejmý, když byl růžový šum dočasně vypnut.

Vyzkoušejte to: pokaždé, když spustíte úkol, můžete naladit okolní šum pomocí aplikace jako White Noise nebo webového serveru, jako je SimplyNoise.com. Potom, když skončíte s úkolem, vypněte zvuk.

Nejen, že využijete výhody vypínání kancelářských zvuků, ale růžový šum bude mít svůj mozek a nechá vás vědět, že je na čase být produktivní.

Teď je tvoje řada

V žádném případě to není vzorec nebo magický systém, který slibuje řešení všech Vašich problémů s časovým řízením. Ale nějaká kombinace nebo úprava výše uvedených návrhů by měla vážně zvýšit vaši produktivitu. Experimentujte s různými metodami a nebojte se vyzkoušet něco nového - prostě neztrácejte příliš mnoho času na to.

Máte nejlepších postupů pro maximalizaci své produktivitě? Sdílejte své metody v komentářích.