Nemáte čas se sejít přes stovky odborných názorů na to, jak udržet v uprchlých schránkách. Proto jsem pro tebe rozdělil.

Jak jsem se snažil udělat cestu přes tucet těchto strategií pro zvýšení produktivity e-mailu, vznikla téma: Udržujte to stručně.

V tomto duchu a bez dalšího zpoždění, zde jsou nejdůležitější návrhy produktivních guru, aby se zabránilo e-mailu.

Nenechte doručenou poštu nastavit plán

Jsem jedním z těch lidí, kteří navštěvují schránku, než budu mít kávu nebo ráno otevřu noviny (pamatujte si noviny?). To je důvod, proč první tip, který nabídl Audrey Thomas ze společnosti OrganizedAudrey.com, hodil mě za smyčku. Počkejte hodinu na pracovní den, než zkontrolujete svůj e-mail.

Vzhledem k tomu, že mnozí z nás komunikují s lidmi vzdáleně mimo časové pásmo, bude tento návrh obtížně sledován. Posledních z 10 tipů Audrey je však jedno, které srdečně podporuji (s jednou kvalifikací): Vypněte všechna e-mailová upozornění. Koneckonců, kdo je šéf, vy nebo vaše schránka?

Kvalifikací je, že budete chtít nastavit upozornění na poštu, kterou obdržíte od lidí, kteří vám mohou skutečně poslat naléhavou zprávu. V takovém případě můžete buď vytvořit pravidlo, které vás upozorní prostřednictvím textové zprávy, když obdržíte od této osoby e-mail (vysvětlím tento proces v budoucím příspěvku), nebo použijete službu, jako je AwayFind.

Popsal jsem, jak používat službu AwayFind v příspěvku od listopadu 2012 s názvem "Jak mlčí oznámení na smartphony a tablety" (pro informace o aplikaci přejděte na konec příspěvku). Služba AwayFind stojí 5 dolarů za měsíc pro jeden e-mailový účet a 15 dolarů za měsíc až pro pět účtů; osobní a Pro účty přicházejí s bezplatnými 30denními zkouškami.

Pět věty pravidla šetří váš čas a jejich

Stejně jako lidé, kteří milují zvuk svého vlastního hlasu, mnozí z nás věří, že příjemci našich zpráv našli naši e-mailovou prózu nýtování. Není tak. Stephanie Vozza, podnikatelka, zavolá e-mailové pravidlo o pěti větách jako "výrobní lifesaver".

Vozza doporučuje, abyste v dolní části zpráv uvedli příspěvek, který zní: "Chcete-li ušetřit čas a moje, omezuji všechny své odpovědi na pět vět nebo méně." Pravidlo pěti věty se ve skutečnosti nevztahuje pouze na odpovědi. Vozza cituje sériového podnikatele Guyho Kawasakiho: "Méně než pět vět je často náhlé a hrubé, víc než pět vět končí čas."

Kawasaki se domnívá, že e-maily by měly odpovídat na pět otázek: kdo jste, co chcete, proč se ptáte, proč by příjemce měl dělat to, o co se ptáte, a jaký je další krok. Jediná výjimka z pravidla pět vět je, když někdo chválíte. Pak Kawasaki navrhne, že "budete pokračovat tak dlouho, jak budete chtít."

TLA mohou být RTS (spořiče v reálném čase)

Jedním z nejlepších způsobů, jak dostat své poselství za méně času, je zapouzdřit jej do řádku předmětu s TLA (tři písmena zkratky). Inc Les McKeown "rozlišuje" předmět e-mailu v části "Klíč k produkci e-mailů" Lepší předmětové řádky.

Pokud odpověď na dvě nebo tři slova postačí, nebo jednoduše potvrdit přijetí zprávy, můžete odpovědět bez původní zprávy a spustit předmětový řádek pomocí příkazu "Got it, will do (eom)" a označit příjemce, t otevřete zprávu. Vedle zprávy "eom" (konec zprávy) navrhuje McKeown několik dalších TLA v rámci předmětu: NRR (nevyžaduje odpověď), Y / N (ano / ne), RB [T] ), AB [T] (akce podle nastaveného času / data) a PYR (podle vašeho požadavku), což se mi zdá příliš zřejmé a snad dokonce trochu ostrý.

Chcete-li soubor odeslat nebo ne?

Mnoho odborníků na e-mailovou produktivitu trvá na tom, že se ujistíte, že vaše doručená pošta je prázdná na konci každého pracovního dne. Probírám opačný přístup: moje schránka je můj archív zpráv s možností vyhledávání. Snadno však uznávám výhody organizovaného systému pro ukládání poštovních zásilek.

Klíčem k takovému systému je vytváření složek, do kterých umístíte zprávy podle různých kritérií. George Kao společnosti Medium.com vymyslel e-mailový systém se sedmi kategoriemi, který tvrdí, že vyhovuje všem zprávám, které pravděpodobně obdržíte.

Z hlediska produktivity je nejdůležitější sedm kategorií společnosti Kao první: není třeba odpovědět nebo číst, což se mi rovná "odstranění". Ostatní kategorie jsou odloženy, volitelná odpověď, volitelná četba, požadovaná odpověď dnes, požadovaná odpověď později a následná kontrola. Kao poukazuje na to, že některé z těchto kategorií budou vyžadovat podkategorie.

Příbuzné příběhy

• Dropbox se mluví a kupuje službu Zulip na pracovišti
• CEO společnosti WhatsApp: Nebudeme kompromitovat vaše soukromí pro Facebook
• Smazat a spravovat staré zprávy v poště
• Twitter údajně nixuje plán na zajištění zpráv ze snoopingu

Je-li vám sedm kategorií poštovních zásilek příliš mnoho, Forbes Susan Adams doporučuje "třífarebný" přístup ke správě e-mailu Mark Hurst pro odborníky v oblasti produktivity: irelevantní, relevantní, ale neuplatní se na žalobu a lze ji napadnout.

V první kategorii jsou spamy a zprávy "odpověď-vše", které Hurst říká, že byste měli okamžitě smazat. Pošta v druhé kategorii by měla být archivována podle Hursta. Toto ponechává pouze zprávy, které Hurst označuje za "práci", a doporučuje, abyste se přesunuli do složky úkolů.

Před lety, zkušený manažer kanceláře mi řekl, že klíčem pro správu souborů papíru je zpracovávat každý soubor několikrát, jak je to nutné, a nejlépe pouze jednou. Přesunutí vaší pošty z doručené pošty a do složky, do které budete později přistupovat, přidá jeden krok ke správě pošty. Ale pokud je prázdná schránka vaším cílem, Hurstův systém je tak jednoduchý a přímočarý, jak se dostanou.

Další článek společnosti Forbes zveřejněný tento týden a napsaný společností Cathie Ericson nabízí 5 způsobů, jak převzít kontrolu nad vaší e-mailovou schránkou. Ericson cituje Marshu Egan z InboxDetox.com, protože doporučuje, abyste si ověřili svůj e-mail pouze třikrát denně: první věc ráno, po obědě a na konci pracovního dne. Pokud je to nutné, říká Egan, můžete přidat e-mailové kontroly v půlnoci a v poledne.

Společnost Egan také doporučuje, abyste se při spuštění svého e-mailu nezabránili otevření vaší poštovní aplikace, protože chcete počkat, až budete mít čas reagovat záměrně. Navíc varuje před tím, než si přečtete doručenou poštu těsně před spaním, protože pozorování jasného monitoru vás může zabránit rychle usnout.

Zamyslete se nad tím, než odpovědíte, nebo vůbec neodpovíte

Několik e-mailových expertů varuje před okamžitou odpovědí na zprávy, pokud to nepotřebujete. Jak zdůrazňuje George Kao z Medium.com, "vzdálenost vytváří perspektivu".

Zvažte také, že u některých zpráv nemusí být email nejúčinnější médium. Když zjistíte, že narazíte na pravidlo o pěti větách, může to být čas vyzvednout telefon, nebo pokud je osoba blízká, zastavte se osobně, abyste zprávu doručili. Naproti tomu textová zpráva může být nejlepší pro krátké poznámky, které je třeba okamžitě číst nebo reagovat.

Zatímco se to netýká přímo produktivity, další tip, který se opakuje e-mailem, je udržet tón vašeho poselství "pozitivní a přátelský". Stejně jako u všech elektronických komunikací, ironie a jiné pokusy o humor často padnou bez toho, aby se na ně náležely hlasy nebo gesta a výrazy. To je další důvod, proč si přemýšlet o vyzvednutí telefonu nebo o zastavení, abyste doručili vaši zprávu do těla.