Vsadím se, že máte právě teď poštu - pravděpodobně v několika různých schránkách.

Pryč jsou dny, kdy máte pouze dva e-mailové účty: jeden od svého šéfa za prací a druhý od vašeho ISP pro všechno ostatní. Nyní je pravděpodobné, že navíc nebo místo vašich pracovních a ISP účtů budete mít Gmail, Hotmail, Yahoo nebo jiný bezplatný účet Webmail - a možná dvě, tři nebo více takovýchto adres.

Můžete se vyhnout nutnosti otvírat vícenásobné programy nebo okna prohlížeče pro zobrazení všech zpráv přesměrováním pošty mezi aktivní účty. Tímto způsobem máte k dispozici jednu univerzální schránku, která je přístupná z poštovní aplikace pro stolní počítače, jako je aplikace Outlook nebo Thunderbird, a z jediného okna prohlížeče.

Příjemným přínosem této techniky je schopnost řídit veškerou vaši poštu na základě silných stránek každého poštovního systému: pravidla, sortiment a integrace desktopových klientů, jako jsou aplikace Outlook a Thunderbird, a snadný a téměř univerzální přístup k Webmailu. To také umožňuje filtrování pošty, kterou obdržíte na různých účtech, takže méně důležité zprávy - například týdenní sousední informační bulletin a speciální nabídky od vašich oblíbených obchodníků - jsou přesměrovány automaticky z vašich in-box do složek ke kontrole, když máte čas.

Je to takřka tři roky, co jsem vysvětlil, jak směrovat e-maily z Gmailových účtů a z aplikací Outlook a Thunderbird. Stránka nápovědy služby Gmail poskytuje nejaktuálnější pokyny pro předávání zpráv služby Gmail na účty POP a IMAP a také pro import pošty z jiných účtů do Gmailu.

Připojení k aplikaci Outlook-Hotmail

Chcete-li zobrazit účet služby Hotmail v aplikaci Outlook, spusťte aplikaci Outlook Hotmail Connector společnosti Microsoft, která také přidá vaše kontakty a položky kalendáře služby Hotmail do ekvivalentů aplikace Outlook. Propojení účtu POP nebo IMAP se službou Hotmail je téměř stejně jednoduché. Po přihlášení do účtu služby Hotmail přejděte na stránku Možnosti služby Hotmail, zadejte e-mailovou adresu a heslo a klepněte na tlačítko Další.

Služba Hotmail se pokusí připojit k účtu a importovat data. Můžete vytvořit novou složku pro importovaný účet nebo jej přiřadit existující složce. Můžete také vybrat jednu ze sedmi farebně označených ikon, které chcete použít pro složku.

Automaticky upřednostněte příchozí poštu pomocí pravidel a filtrů

Všechny hlavní e-mailové systémy vám umožňují zpracovat vaši poštu ještě před tím, než se dostanete do vašeho boxu. V aplikaci Outlook je to provedeno vytvořením pravidel, která automaticky předávají zprávy do složky podle vašeho výběru, včetně složky Smazané položky. V aplikaci Outlook 2003 klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu, kterou chcete filtrovat, a vyberte příkaz Vytvořit pravidlo a otevřete dialog Vytvořit pravidla. Proveďte výběr a klikněte na tlačítko OK, nebo zvolte Rozšířené možnosti a otevřete Průvodce pravidly.

V aplikaci Outlook 2007 a 2010 přesměrujte méně důležitou poštu klepnutím pravým tlačítkem myši na zprávu, výběrem pravidla a výběrem jedné ze čtyř možností: Vždy přesunout zprávy z, Vždy přesunout zprávy do, Vytvořit pravidlo nebo Spravovat pravidla a upozornění. Výběrem jedné z prvních dvou možností se zobrazí výzva k výběru složky nebo vytvoření nové složky pro ukládání zpráv na daný účet nebo z něj. Další dvě možnosti otevře dialogové okno Vytvořit pravidla a dialogové okno Pravidla a upozornění.

Další informace o vytváření a používání pravidel aplikace Outlook 2003 pro správu pošty naleznete v článku na webu podpory společnosti Microsoft. Stránka také popisuje proces vytváření pravidel pro aplikaci Outlook 2007 a Outlook 2010.

Filtrování přijaté pošty v aplikaci Thunderbird

Chcete-li vytvořit filtr zpráv v e-mailovém klientovi Thunderbirdu Mozilly, klepněte na položku Nástroje> Filtry zpráv a vyberte nové tlačítko na pravé straně dialogového okna Pravidla filtru. Vložte název filtru, v rozevírací nabídce vyberte požadovaná kritéria filtru a klepněte na tlačítko OK.

Vyberte filtr, který jste právě vytvořili, v seznamu Filtry zpráv a klikněte na tlačítko Spustit nyní v pravém dolním rohu obrazovky. Stejně jako v aplikaci Outlook a jiných poštovních systémech jsou složky uvedené v levém podokně Thunderbirdu zobrazeny tučně, pokud obsahují nepřečtené zprávy. Chcete-li označit všechny zprávy ve složce jako přečtené, můžete být na první pohled upozorněni na novou poštu v této složce, vyberte ji a klepněte na položku Zpráva> Označit> Vše číst (nebo stiskněte klávesu Ctrl-Shift-C).

Oddělte svůj Gmail in-box pomocí filtrů

Jsem fanouškem nové funkce služby Gmail, která se zabývá prioritou v poli, která se pokouší umístit vaše nejdůležitější zprávy do horní části doručené pošty. Bohužel, priorita Gmail předá některé důležité zprávy do seznamu "Vše ostatní" a v prioritním zásobníku přidá nějakou méně včasnou poštu.

Prioritu algoritmu Gmail můžete upřednostnit tím, že použijete filtry, které přesouvají méně důležité zprávy do složky podle vašeho výběru. Chcete-li tak učinit, zaškrtněte jednu z zpráv, které chcete filtrovat, v horní části seznamu zpráv zvolte "Další akce" a vyberte možnost Filtrování takových zpráv. Dialogové okno Vytvořit filtr se objeví s adresou odesílatele v poli Od a všechny ostatní zprávy od odesílatele v seznamu pod dialogovým oknem.

Služba Gmail umožňuje jemné vyladění filtru zadáním e-mailové adresy příjemce, předmětového textu, textu v samotné zprávě, chybějícího textu ze zprávy nebo jeho přílohy. Po zadání kritéria filtru můžete test filtru nebo kliknutím na tlačítko Další krok otevřít dialog "Vybrat akci". Zde můžete instruovat službu Gmail, aby automaticky archivovala zprávu, aplikovala na ni stávající nebo nový štítek, označila ji jako přečtená, předala ji, vymazala ji, označila ji za důležitou nebo provedla jinou akci.

Filtr můžete použít pro všechny zprávy splňující kritéria, která jste zadali, zaškrtnutím políčka "Použít také filtr na konverzace X níže." Klepnutím na tlačítko Vytvořit filtr spusťte filtr a otevřete seznam vytvořených filtrů služby Gmail. Když se vrátíte do políčka Gmail, objeví se v levé části okna spolu s dalšími štítky filtr.

Je snadné najít nové přírůstky těchto kategorií filtrů, protože štítky obsahující nepřečtené zprávy se zobrazují tučně. V některých případech mohou štítky obsahovat staré nepřečtené zprávy, které nemáte zájem číst, ale přesto chcete mít v těchto filtrovaných kategoriích vizuální odkaz nové zprávy. Chcete-li označit všechny zprávy v kategorii jako přečtené, vyberte štítek v levém podokně, klepněte na tlačítko Další akce v horní části okna a vyberte možnost Označit vše jako přečtené. (Pokud je v kategorii více než 50 zpráv, musíte vybrat položku Starší a postupovat podle kroků pro každou další obrazovku plnou pošty.)

Filtrování zpráv v aplikaci Yahoo Mail a Hotmail

Funkce filtrování Yahoo Mail je podobná službě Gmail: vyberte jednu ze zpráv, které chcete filtrovat, zvolte Akce> Filtrování e-mailů jako je tato, vyberete možnosti filtru (To, From, text v nebo chybějící z předmětu nebo těla zprávy apod.), vyberte složku, na kterou chcete přesměrovat zprávy (nebo vytvořit novou složku), a klepněte na tlačítko Uložit. Bohužel se filtr nebude automaticky aplikovat na aktuální zprávu nebo podobné zprávy.

Chcete-li zobrazit, upravit nebo odstranit filtry Yahoo Mail, klepněte na tlačítko Možnosti> Další možnosti a v levém podokně vyberte Filtry. Vyberte filtr ve středním panelu a zobrazte jeho nastavení v pravém okně. Tlačítka v horní části okna umožňují přidávat, odstraňovat nebo uspořádat filtry.

Služba Hotmail vyžaduje, abyste nejprve vytvořili složku, do které chcete přesměrovat zprávy, poté klepněte pravým tlačítkem myši na zprávu a zvolte "Pro tohoto odesilatele". V dolní části nabídky se objeví další čtyři možnosti, z nichž dvě jsou "Přesunout vše" a "Odstranit vše od" (další dvě možnosti umožňují odeslat zprávu nebo odeslat zprávu od odesílatele).

V rozbalovací nabídce vyberte cílovou složku zpráv, zaškrtněte políčko "Přesunout i budoucí položky" a klikněte na "Přesunout vše". Stejně jako u jiných poštovních systémů, název složky se objeví tučně, pokud obsahuje nepřečtené zprávy. Chcete-li nastavit všechny existující zprávy ve složce jako přečtené, vyberte složku, zaškrtněte políčko v levém horním rohu a vyberte všechny zprávy ve složce. Klepněte na možnost "Označit jako" v horní části okna, av rozevírací nabídce zvolte Číst.

Nyní se vaše nejdůležitější zprávy objeví v schránce libovolného e-mailového programu nebo služby, kterou používáte a budete si moci na první pohled uvést, kdy přišli nové zprávy od odesílatelů, které jste označili za méně důležité.