Pracovníci jsou produktivnější než kdy předtím. Podle amerického úřadu pro statistiku práce se ve třetím čtvrtletí roku 2013 ve stejném období loňského roku zvýšila produktivita práce v nezaměstnanosti o 3%.

Velkou část zvýšení produktivity pracovníků lze přičíst technologii. Ale jako každý, kdo používá počítač v práci, může potvrdit, technologie dává a technologie odbíjí.

Tyto tipy vám pomohou zajistit, že jste na pozitivní straně technologické rovnice.

5minutové video, které vám ušetří hodiny

Na jaře napsal technologický spisovatel společnosti New York Times David Pogue na konferenci TED 2013, která popsala 10 způsobů, jak šetřit čas. Tipy společnosti Pogue pokrývají vše od toho, jak vynechat snímek aplikace PowerPoint během prezentace, jak přeskočit dráždivé hlasové pošty.

Pokud jste příliš spěcháni, když se podíváte na video, jsou zde dvě jednoduché klávesové zkratky obsažené v zábavné prezentaci Pogue: stisknutím mezerníku přejdete dolů na webovou stránku (posunovací mezerník se posouvá nahoru); a na telefonu a tabletu dvakrát stiskněte mezerník, abyste na konci věty zadali období.

Skromný návrh: Přeskočte zálohy systému

Nedávno jsem zametl asi 15 let zastaralých technologických produktů z mé kanceláře, garáže a podkroví. Mezi detrity byly desítky záloh, které jsem nikdy nepotřeboval: diskety, Zip disky, disky CD, DVD, USB thumbdrives.

V minulých příspěvcích jsem popsal bezplatné online zálohovací služby, bezplatný nástroj pro zálohování, který zachycuje vestavěný diskový snímač Windows 7 a dokonce i doplněk Firefoxu, který automaticky zálohuje vše, co zadáte.

Nyní se chystám přestat s konvencí a doporučuji, abyste neztrácel čas se zálohováním systému. To je správné, zapomenout na obrázky z PC a další zálohy systému.

Úložiště v cloudu snižuje hodnotu zálohování počítačů: téměř všechny důležité soubory jsou nahrávány do iCloud, Dropbox a dalších služeb online úložiště. Vytvářím okamžité zálohy lokálně uložených souborů připojením souborů k e-mailům, které posílám sám.

Dokud jste připraveni přeinstalovat své aplikace, přijmout přístup k počítačům pomocí opravy na selhání vám umožní vyhnout se obtěžování záloh systému.

Nedávno jsem strávil lepší část odpoledního zápasu s vestavěným zálohovacím programem Windows 8.1, který se stále vyvíjel na každé nosné médium, které jsem si vybral. Brzy jsem si uvědomil, že všechny soubory, které jsem zálohoval, byly již uloženy online i na pevném disku počítače.

Většina důležitých osobních údajů ve skutečnosti na mém počítači již není trvale uložena. Moje kontakty jsou v mém telefonu, který zálohuji přes iTunes. Moje hudební soubory jsou na iCloud a mé dokumenty a obrazové soubory jsou v Dropboxu.

Příbuzné příběhy

• Pět aplikací, které vám pomohou dodržet vaše novoroční rozhodnutí
• Systém bez operačních systémů Windows? Společnost Microsoft ztrácí stopy
• Budou streamingové služby hudby kdy vydělat peníze? 2014 může říct
• IBM 5 v 5: Pět myšlenek, které změní váš život

Navíc jsem se dostal do zvyku připojovat důležité soubory k e-mailům, které posílám na svůj vlastní mailový účet jako forma zálohování na vyžádání.

Jakmile jsou vaše soubory uloženy online, zálohování systému se stává ztrátou času a úsilí. Výpočet bez sítě vás upozorňuje, že pokud se něco pokazí, nemůžete spoléhat na zálohu na pokrytí slaniny.

Moje domácí kancelář má čtyři různé systémy: dva počítače Windows 7, Windows 8 a Mac. To je spousta zálohování. Čas, který bych musel vynaložit při vytváření záloh systému, lze využít k větší produktivitě.

Jakkoli to může znít, mám pocit bezpečnějšího vědomí, že nemusím spoléhat na systémovou zálohu, když počítač selže. Jakmile zakážete automatické zálohování systému Windows, máte k tomu, že vás vaše počítač nechává o nic víc.

Informujte aktualizátor softwaru a počkejte

Když už mluvíme o tom, kolik aktualizací softwaru je tak důležité, vyžadují, abyste zastavili to, co děláte, abyste použili nejnovější opravy?

Byl čas, kdy bylo nejbezpečnější nastavit systém Windows pro stahování aktualizací, ale počkejte, než je nainstalujete. Riziko útoku s nulovým dnem dnes převažuje nad rizikem aktualizace, která způsobuje problém, takže je nejbezpečnější a nejúčinnější nastavit automatickou aktualizaci systému Windows.

Nemůžete udělat mnoho, abyste zabránili tomu, aby ostatní uživatelé softwaru aktualizovali upozornení, aby si mohli prohlédnout a / nebo nainstalovat aktualizaci uprostřed pracovního dne. Nejlepším přístupem je jednoduše zavření nebo minimalizace oznámení o aktualizaci, dokud nebudete připraveni na přestávku.

Editor zásad skupin Windows umožňuje zakázat připomenutí "Restart je vyžadováno", které doprovází některé aktualizace operačního systému. Editor zásad skupiny je bohužel k dispozici pouze v profesionálních verzích systému Windows 7 a 8. Nástroj How-To Geek vysvětluje, jak upravit registr, aby se zabránilo zobrazení upozornění na restartování.

Chcete-li odstranit vyskakovací okna pomocí Editoru zásad skupiny, stiskněte klávesu Windows (v případě potřeby), zadejte příkaz gpedit.msc a stiskněte klávesu Enter. V levém podokně přejděte na položku Konfigurace počítače> Šablony pro správu> Komponenty systému Windows> Windows Update.

V pravém podokně poklepejte na položku "Opakovat výzvu k restartování pomocí naplánovaných instalací." V pravém horním rohu dialogového okna vyberte možnost Zakázáno a klepněte na tlačítko OK. Můžete také zvolit možnost Zapnuto a nastavit počet minut, kdy systém Windows počká, než vás vyzve k restartování.

Použijte štětec ke formátování dokumentů Office

Při vkládání informací do dokumentu aplikace Word, tabulky aplikace Excel nebo jiného kancelářského souboru můžete použít vlastní formátování souboru stisknutím klávesy Alt, E, S a otevřít dialogové okno Vložit zvláštní a potom šipkou nahoru na položku Neformátovaný text a stisknout klávesu Enter.

Nejrychlejší způsob, jak přeformátovat text a další prvky souborů Office, je použít formátování malířů, abyste zkopírovali formátování aktuálního výběru a aplikujte ho na cokoliv jiného, ​​co jste si vybrali v souboru.

Stránky podpory společnosti Microsoft Office poskytují krátké video, které vysvětluje, jak používat formátování Painter v sadě Office 2013, stejně jako pokyny pro použití programu Painter formátu v aplikaci Word 2010 av jiných aplikacích sady Office 2010.

Bezplatné služby vám pomohou najít špatně umístěný telefon

"Kde jsem dal můj telefon?" se připojil "Kde jsem dal své klíče?" a "Kde jsem zaparkoval auto?" jako nejčastější otázky, které si položíme.

Pokud je váš telefon ztracen, můžete použít bezplatnou službu jako Find My iPhone nebo LocateMyDroid (donationware) k určení polohy telefonu na webové mapě.

Na druhou stranu, pokud jste prostě prostě zklamali telefon, můžete ho jednoduše zavolat z jiného telefonu a najít jej, když zazvoní telefon. Ale co když nemáte jiný telefon šikovný?

Několik bezplatných webových služeb nabízí volání čísla, které zadáte na web. Vážím, že tyto služby využívám, protože web může své číslo dále prodávat telemarketům nebo jiným třetím stranám.

Politika ochrany osobních údajů na telefonu Phonemyphone.com mě přesvědčila, že mohu důvěřovat službě natolik, abych ji dodala svým telefonním číslem.

Můj iPhone má přidanou ochranu při používání funkce Nerušit, aby blokovala volání z čísel, které nejsou v mém seznamu kontaktů. Vzhledem k tomu, že číslo telefonu Phonemyphone není v mých kontaktech, volání služby bylo zablokováno při prvním použití této služby. Jednoduše jsem přidal volající do mých kontaktů, aby mohly projít budoucí volání.

(Funkce Nerušit nebyla jedna z několika technik, které jsem poprvé popsala v příspěvku od února o tom, jak zobrazit nechtěné hovory na telefonech iPhone a Android.)

Upozorňujeme, že Phonemyphone přijímá dary a vývojář webu tvrdí, že bude muset v budoucnosti účtovat poplatky za službu.

Spolupráce v reálném čase byla jednoduchá

Typický kancelářský dokument má mnoho přispěvatelů. Vytváření dokumentů je obvykle sériový proces: každá osoba dělá svou věc a předá soubor dalšímu přispěvateli.

To není nutně nejúčinnější způsob práce. Volná služba služby PiratePad umožňuje dvěma nebo více osobám současně pracovat se stejným textovým souborem - bez registrace.

Začněte kliknutím na žábu, která otevře novou veřejnou podložku. Pošlete odkaz na podložku ostatním prostřednictvím e-mailu. Odkazy jsou k dispozici pro spolupracovníky a pro přístup pouze ke čtení. Když jsem vyzkoušel službu, zabudovaná funkce "odeslat e-mail" nefungovala, proto jsem prostě jednoduše zkopíroval odkaz na podložku a vložil ji do nové e-mailové zprávy.

Příspěvek každého spolupracovníka je barevně kódován. Textový editor není příliš sofistikovaný a když jsem vytvořil dokument, narazil jsem na některé drobné formátovací závady. Doba odezvy služby byla skvělá: změny jednotlivých spolupracovníků se rychle objevily v podložce dalších spolupracovníků. Stejně tak služba chatu fungovala bez zjevného zpoždění v mých nevědeckých testech.

Můžete ukládat a obnovovat verze dokumentu, importovat text, soubory HTML, Word a RTF a exportovat textové a HTML soubory. Když jsem testoval funkci importu služby, nedokázal jsem importovat jedenpoložkový dokument Word, ale byl jsem schopen exportovat podložku jako textový soubor a jako soubor HTML.

Doplněk pro Chrome dočasně vynechává stránky

Samokontrola je dobrá a dobrá, ale někdy příroda může využít trochu pomoci. Pokud se vám nepodaří zabránit vaším oblíbeným stránkám v tom, aby vás vedli z úkolu, přidejte do prohlížeče Chrome prohlížeč dočasných stránek.

Po instalaci rozšíření ji aktivujte kliknutím na ikonu rozšíření na pravém konci adresního řádku, výběrem možnosti Blokování dočasných stránek a klepnutím na položku Povolit blokování stránek. Poté přejděte na stránku, kterou chcete uzamknout, znovu vyberte dočasný blokátor stránek a klikněte na tlačítko "Blokovat tyto stránky". Stránky budou přidány do seznamu bloků rozšíření, který se zobrazí v horní části tohoto příspěvku.

Při pokusu o otevření webu v seznamu off-limits jste přesměrováni na stránku, která uvádí jednoduše "Blokováno!" Samozřejmě, stačí odstranit stránku ze seznamu zablokovaných nebo úplně zablokovat blokování rozšíření ... pokud vám to svědomí dovolí.