Je snadnější, než kdy jindy, zajistit, aby byly kopie vašich nejdůležitějších dokumentů, dokumentů, fotografií, videí a dalších osobních údajů čitelné / zobrazitelné / přehratelné dlouho poté, co hardware a software, které byly použity při vytváření souborů, pošpinili prach.

Čtyři klíče pro bezpečné archivaci dat mají vybrat formáty souborů, které nebudou zastaralé, používají paměťová média, která se nepoškozují nebo nejsou nepřístupná, dělají více kopií uložených a pravidelně kontrolují vaše archivovaná data, aby byla stále čitelná.

Nezůstávejte s zastaralými datovými formáty

Většina souborů, které chcete archivovat, je pravděpodobné v proprietárních formátech, jako jsou aplikace Microsoft Office Office .doc, .xls a .ppt pro aplikace Word, Excel a PowerPoint. Navzdory všudypřítomnosti softwaru a služeb, které vám umožňují číst a upravovat soubory sady Office bez aplikace Office, kterou jste je vytvořili, budou tyto formáty jednoduše zastaralé - možná dříve, než si myslíte.

Dokonce i když archivujete soubory v původních vlastních formátech, je vhodné uložit jinou verzi souborů převedených do formátu otevřeného standardu. To je přístup, který využívá služba open-source Archivace datových archivů, která zachovává původní formát souborů, ale také převádí soubory na příslušné formáty "zachování" a "přístup".

Například archivační plány na ochranu médií převádějí soubory pro zpracování dokumentů .doc, .rtf a .wpd do formátu Open Document Format (ODF) založeného na XML (XML) pro uchovávání a do Adobe PDF pro prohlížení. Podobně systém ukládá soubory rastrů .bmp, .jpg, .jp2, .png, .gif, .psd, .tga a .tiff jako nekomprimované soubory TIFF pro uchování a jako JPEG pro prohlížení.

Systém Archivematica je stále velmi vyvíjen, ale můžete si stáhnout alfa verzi softwaru pro archivaci zdarma pro použití na virtuálním zařízení, klíči Live USB nebo Live DVD.

Chcete-li rekapitulovat, nejlepším způsobem, jak zajistit, aby byly vaše archivované soubory čitelné při zachování jejich původního formátování a dalších atributů, je uchovat v jejich původním formátu a alespoň v jednom jiném obecném otevřeném formátu. To umožňuje otevřít, prohlížet a upravovat soubory v programu, který je používá k jejich vytváření, pokud je k dispozici, a přístup k datům v základní formě, pokud vlastní software není k dispozici.

Najděte paměťové médium s nohama

Pokud se divíte, jak dlouho budou trvat data na vašem CD a DVD, nejste sami. Dokonce i odborníci se nedokáží dohodnout na očekávané dlouhé životnosti optických médií - a to platí i pro magnetické pásky a disky. (Laboratoř X nabízí podrobnou diskusi o životnosti optických médií, včetně stručného popisu standardů ISO pro testování optických médií.)

Obecný konsenzus spočívá v tom, že disky CD-R by měly trvat 30 až 50 let, DVD-R méně a CD-RW a DVD-RW ještě méně. Stejně tak lze předpokládat, že pásky a pevné disky budou čitelné po dobu 10 až 30 let, zatímco přenosné disky, disky USB s palcem a další polovodičové paměťové zařízení mohou přežít asi polovinu času.

Ale to jsou jen čísla. Kdo chce důvěřovat svým důležitým datům pravděpodobnosti? Faktem je, že jakékoliv paměťové médium může kdykoli selhat. Proto byste měli archivovat data na více médiích a pravidelně kontrolovat archivy v případě selhání (více v níže uvedených bodech).

Dvě moje nejoblíbenější možnosti archivace jsou nejstarší a nejnovější: papírové a on-line. Při tisku archivů není šetrné k životnímu prostředí, je těžké překonat očekávanou životnost správně uložených papírových záznamů. Samozřejmě, hledání konkrétních souborů v papírovém archivu může být výzvou a papírové záznamy nelze snadno převádět.

Pokud je vyhledávatelnost a snadná dostupnost důležitá, mohou být online data archivy dobrou volbou. Služby jako SpiderOak a SkyDrive společnosti Microsoft usnadňují ukládání kopií důležitých souborů do cloudu, kde je lze načíst z libovolného prohlížeče. (Popsal jsem SpiderOak a další dvě bezplatné šifrované online úložné služby v příspěvku od června 2009.)

Více než jeden archiv, víc než jedno místo

Ukládání archivu dat online porušuje dvě pravidla bezpečného ukládání: nemáte fyzický přístup k hardwaru, na kterém jsou uloženy soubory, a jste citliví na finanční zdraví služby, kterou používáte. Pokud je služba spuštěna, neexistuje žádná záruka, že budete moci data načíst a budete muset důvěřovat v schopnost služby udržovat a zálohovat své úložné servery.

Klíčem je zabránit vkládání všech vašich archivních vajec do jednoho koše. Při archivaci důležitých dat použijte kombinaci médií a typů souborů, abyste zvýšili pravděpodobnost, že informace budou přístupné do budoucnosti. A protože nové archivní média jsou vyvinuty a prokázány jako praktické, převeďte svůj archiv do jedné z těchto forem.

Další velmi důležité pravidlo archivačního ukládání: vždy uchovávejte alespoň jednu kopii vašich archivovaných dat někde jinde než váš domov nebo kancelář. Jedná se o jednu oblast, ve které je online úložiště užitečné.

Naplánujte pravidelné kontroly archivu

Během posledních pár let jsem trávil hodně svého volného času pomocí bezplatného Audacity audio software, který převede několik tisíc skladeb na několik stovek zvukových kazet do formátu MP3. Některé pásky byly vyrobeny již v polovině sedmdesátých let, ale většina pochází z 80. a počátku 90. let.

Většina kazet koupených v prodejnách v mé sbírce je nyní nehratelná, ale mám mnohem lepší štěstí s domácími nahrávkami. Ve skutečnosti jedna páska, kterou jsem natočila v roce 1976, strávila v mém starém VW bugu hodně starého života - přes mrznoucí teploty a puchýře - ale znělo to úplně nové, když jsem přeměnil své písně na digitální (děkuji TDK !)

Pokud jde o vaše důležité digitální soubory, nemůžete věřit štěstí. Zvykněte si pravidelně otevírat několik souborů v různých archivech. Pokud nejsou k dispozici, vykopněte jedno z ostatních záloh a vytvořte další archivní kopii pomocí známých verzí souborů. Koneckonců, všechno, co stojí za záchranu, je dobré zachránit.