Kancelářské sady zažily dlouhou cestu z hlediska kompatibility před pěti a 10 lety. Dříve byl dokument v jednom kancelářském apartmánu zřídka otevřen v kancelářských aplikacích konkurentů, nebo pokud by to mohlo být hloupé a nečitelné. Dokonce i jiné verze sady Microsoft Office nemohly správně komunikovat.

Pomalu se to změnilo a dnes je kompatibilita souborů mezi aplikacemi, jako jsou Office, iWork, Open Office a dokonce i online sady od Googlu a Zoho. Proces však neznamená, že není pár zábran. V tomto článku se zaměříme na kompatibilitu iWork 08 a Office 2007 (Windows) a Office 2008 (Mac), ale můžete použít některé z těchto tipů a aplikovat je na vaše další oblíbené kancelářské sady.

PDF | Stránky a slovo | Čísla a Excel | PowerPoint a Keynote

V levém rohu máme iWork, kancelářskou sadu aplikací společnosti Apple, která obsahuje textový procesor nazvaný Stránky, tabulková aplikace s názvem Čísla a prezentační kus softwaru s názvem Keynote. V pravém rohu je těžká váha kancelářských sad od společnosti Microsoft s aplikacemi Word, Excel a PowerPoint.

Bohužel 100% záruky nemohou být dány, že dokumenty budou vypadat přesně stejný při sdílení mezi oběma aplikacemi. Je-li nutné, aby vaše pravidelné výměny obchodních dokladů byly přesné, pak se to stane potížím a možná budete chtít zvážit standardizaci na iWork, Microsoft Office nebo jednu z dalších kancelářských sad.

Když to říkáte, nemusíte mít ani možnost používat iWork nebo dokonce Office for Mac. Platforma Apple momentálně nepodporuje funkce, jako jsou makra VBA nativní, kontingenční tabulky nebo některé vlastní kancelářské aplikace typu back-end postavené v jazyce Visual Basic. V těchto případech budete mít omezené možnosti, ale použít verzi systému Office pro systém Windows. Pokud jste uživatel napájení, můžete zkusit znovu vytvořit makra v iWorku pomocí AppleScriptu, ale je to fidgety proces a neexistuje žádný současný způsob, jak je automatizovat nebo překládat jinak než ručně.

I když existují tyto produktivní miny, které byste si byli vědomi, neznamená to, že nemůžete efektivně sdílet své dokumenty. Zde je návod:

Pokud máte pochybnosti, použijte PDF

Kdykoli sdílíte dokument a příjemce nemusí být změněn, nejlepším způsobem, jak sdílet soubory, je jejich změna na PDF. To je vítr v iWork i Microsoft Office a je nejlepším způsobem, jak zajistit, aby soubory byly kompatibilní na jakémkoliv počítači.

Dokument PDF v dokumentu iWork je podobný ve stránkách Pages, Numbers a Keynote. Klikněte na Soubor -> Export -> PDF. Každá aplikace má různé možnosti exportu, ale všechny mají PDF.

Chcete-li dokument PDF v aplikaci Microsoft Office for Mac, například aplikaci Word, PowerPoint nebo Excel, jednoduše klikněte na možnost Soubor -> Uložit jako -> Zvolit PDF z rozbalovacích možností. Verze systému Windows není tak přívětivá a bude vyžadovat buď aplikaci Adobe Acrobat, nebo něco podobného nainstalovanému doPDF, které budou instalovat virtuální tiskárnu. Potom můžete vytvořit PDF tím, že přejdete do Soubor -> Tisk a zvolíte Acrobat nebo ekvivalentní tiskárnu a soubor bude exportován.

Problém s dokumenty PDF je, že zatímco mohou standardizovat vzhled a dojem dokumentu, postrádají schopnost spolupracovat a měnit dokumenty.

Kompatibilita souborů

Pokud se chystáte sdílet a spolupracovat pomocí iWork 08 a Microsoft Office 2007 (Windows) nebo Mac Office 08, pak je důležité vědět, jak tyto dva programy spolupracují. Při importu výchozích souborů Microsoft Office 2007 a Mac Office 08 (otevřené formáty souborů XML s příponami jako .pptx, docx a .xlsx) pak iWork importuje soubory a automaticky nahlásí případné nesrovnalosti. Dokument iWork však nemůže ukládat ani exportovat dokumenty zpět do tohoto formátu Open XML, spíše je lze exportovat pouze do předchozích formátů Office, jako jsou .doc, .ppt a .xls.

Ve výchozím nastavení aplikace Microsoft Office nemůže číst soubory iWork 08, budete je muset nejprve exportovat do souboru .doc, .ppt a .xls, než se pokusíte o sdílení těchto dokumentů. To lze provést v části Stránky, Čísla a Klávesnice klepnutím na příkaz Soubor -> Export -> a zvolit buď Word, PowerPoint nebo Excel.

PDF | Stránky a slovo | Čísla a Excel | PowerPoint a Keynote

Sdílení souborů mezi stránkami a aplikací Word

Obvykle, pokud máte v aplikaci Word vytvořen jednoduchý dokument, zobrazí se podobně ve Stránkách. Zatímco pohled může být stejný, proces překladu skutečně přeměňuje dokument aplikace Word na dokument Stránky pod kapotou. To vytváří určitou rozmanitost pro dokumenty aplikace Word, které původně používají aplikaci Word Art, některé styly písma a někdy řádkové mezery.

Chcete-li vyřešit problémy s řádkováním, klikněte na textový inspektor v části Stránky a ujistěte se, že je rozteč nastavena v pixelech.

Stejným způsobem při exportu dokumentů stránek do aplikace Microsoft Word se všechny styly ve službě Word nezobrazí dobře. Toto je obzvláště případ při použití grafů, textových polí a tvarů. Není to však všechno záhada a zármutek. Většina funkcí bude fungovat dobře, nebo pokud Stránky mají potíže s interpretací dat aplikace Word, zobrazí se výzva k upozornění.

Jedním z největších bugbears je však schopnost dokumentů Pages a Word řádně prohlížet integrované tabulky a grafy od sebe navzájem. V našich testech jsme se snažili uvést některé jednoduché údaje a zjistili, že tabulky vypadaly zcela odlišně v každé aplikaci. Pro dosažení nejlepších výsledků byste měli zvážit vytvoření screenshotu složitých vizualizací dat, abyste se ujistili, že to vypadá stejně v obou aplikacích.

Nejlepším doporučením pro sdílení mezi stránkami a dokumenty aplikace Word je použití standardního formátu, který se netýká fantazie a použití minimálních funkcí Word Art a grafů.

PDF | Stránky a slovo | Čísla a Excel | PowerPoint a Keynote

Spolupráce mezi čísly a Excel

Čísla a Excel jsou obě tabulky, ale se dvěma zcela odlišnými motory pod nimi. Jsou to, jak říkají v jihovýchodní Asii "stejné, stejné, ale jiné". Program Excel má výkonnější motor, který dokáže zpracovat složitější operace a integraci s back-end systémy řízenými databází. Čísla se více zaměřují na základní účetnictví a počítání fazolí, ale excelují (bez slovní zásoby) při zobrazování a exportu grafů a zobrazování dat graficky.

Při sdílení dokumentů aplikace Excel s uživateli čísel se může vyskytnout jeden z největších problémů, pokud se pokusíte importovat některé statistické a inženýrské funkce. To neovlivní většinu uživatelů, kteří používají tabulky pro účetní měření, ale možná budete chtít zkontrolovat libovolné složité funkce s příjemci, abyste se ujistili, že vaše čísla odpovídají. Problém je naštěstí zřejmý při otevírání čísel - buňky jsou zvýrazněny, když nelze z importovaného dokumentu dokončit žádnou funkci.

Při importu velkých souborů aplikace Excel a při pokusu o jejich otevření v číslech někteří uživatelé narazili na problém, že jejich Mac nemá dostatek náhradní paměti. Pokud k tomu dojde, ujistěte se, že jsou k dispozici pouze minimální množství aplikací a pokud to nefunguje, možná budete muset upgradovat paměť RAM. Jako hrubý měřič bude počítač s pamětí RAM 512 MB maximálně vyčerpán v přibližně 53, 687 buňkách v dokumentu aplikace Excel.

Otevírání souborů chráněných bezpečnostními funkcemi aplikace Excel může mít liché výsledky. Pokud je sešit chráněn heslem, zobrazí se chybové hlášení Čísla. Chyby chráněné heslem importované z aplikace Excel mohou fungovat, ale budou vypadat prázdné. Chcete-li jednoduše sdílet dokument, pak je nejlepší vypnout tuto funkci od společnosti Microsoft. Chcete-li to provést, otevřete soubor v aplikaci Excel a přejděte do Nástroje -> Ochrana -> a vyberte odemknout sešit. Pouze původní autor bude moci odemknout ochranu heslem.

Na druhé straně je pár otázek při otevírání dokumentů Apple Numbers v aplikaci Excel. Nezapomeňte, že v aplikaci Excel nemůžete přímo otevřít dokument Numbers, budete muset exportovat jako soubor .xls. Při otevření tohoto souboru .xls v číslech si možná všimnete rozdílu ve způsobu zobrazení dat. Například můžete vidět soubor s mnoha listy namísto tabulek na jednom listu, jak je vidíte pomocí čísel. Řešením je vložit údaje do jedné tabulky v číslech a poté exportovat. Tímto způsobem můžete jasně vidět data na více pracovních listech v aplikaci Excel.

Během procesu exportu čísla automaticky vyvolá podokno s přehledem, aby se ukázaly potenciální problémy při otevírání dokumentu v aplikaci Excel. Zatímco mnoho z nich bude nahrazení, je důležité si uvědomit, co a jak čísla exportuje data.

Sdílení dat mezi čísly a Excel a zachování integrity dokumentu je nejtěžší v tomto testu kancelářských sad. Důrazně doporučujeme nejprve nastavit dokumenty v aplikaci Microsoft Excel a pracovat s jedním formátem .xls. Tím se sníží neslučitelnost dat a vizuálních prvků mezi oběma programy.

PDF | Stránky a slovo | Čísla a Excel | PowerPoint a Keynote

Sdílení prezentací mezi aplikacemi PowerPoint a Keynote

Prezentace sdílení a spolupráce mezi těmito dvěma programy je možné, pokud budete mít fantazie multimédia, přechody a automatické funkce na minimum.

Dvě rychlé tipy, které jsme se již naučili, mohou být použity i zde. Za prvé zkuste nepoužívat Word Art v aplikaci PowerPoint. Program Keynote se bude snažit přizpůsobit písmo aplikace Word Art, ale pokud není k dispozici, umístí do něj náhradu, která by mohla vypadat jako amatérská. Za druhé, nejprve vytvořte základní dokument v aplikaci PowerPoint, pokud je to možné. Tím se sníží nesrovnalosti při importu a exportu, pokud budete mít dokument v souboru .ppt.

Pokud v prezentacích použijete video, nejlepší možností pro kompatibilitu v obou programech je Flash. Flash je údajně instalován na 97% všech počítačů a lze ho snadno zobrazit v téměř každém prohlížeči. Nejvýhodnější volbou je však Quicktime, která je podporována počítači Mac a PC. Flash lze také použít k ovládání zvuku v obou prostředích, ale zjistili jsme, že mezi oběma aplikacemi fungují dobře výchozí možnosti zvuku.

Posuny přechody a textové létání uvnitř a ven spolu s obrázky, které letí kolem v prezentaci, mohou vypadat hezky, ale nejsou vždy dobře převedeny mezi PowerPoint a Keynote. Jako obecné pravidlo pro sdílení dokumentů byste měli vytvářet základní přechody, snažit se vyloučit jakékoli automatizované funkce a udržet je jednoduché.

Zatímco jsme již dříve uvedli, že PDF je nejkompatibilnější formát pro export dokumentů, existuje několik dalších možností pro prezentace, které si zachovají interaktivitu nastavenou v Keynote nebo PowerPoint. Jako interaktivní platformu lze tyto prezentace exportovat na web, filmový soubor, obrázky, Flash a dokonce i iPod. Jednoduše zvolte nejlepší platformu pro své zamýšlené publikum.

Možná jsme se obtěžovali některými způsoby, jak tyto dva programy nefungují společně a jak minimalizovat nepřesnosti údajů, ale hrají se celkem dobře z krabice. Jedná se však o ty drobné věci, které nefungují, které se přidávají a nebudou chybět při sdílení dokumentů mezi iWorkem a Officeem, ani nebudou přerušovat tuto kritickou prezentaci. Pro nejlepší výsledky kompatibility je nejlepší použít metodu KISS (jednoduše, hloupě) nebo jednoduše standardizovat dokumenty v rámci iWork nebo Office.

Jako boční poznámku se nebojte používat volné alternativy, jako je Open Office, které jsou k dispozici v systémech Windows, Mac a Linux nebo v aplikacích Google, které vyžadují pouze spuštění prohlížeče.