Díky technologii, která se stále častěji prolíná se všemi aspekty podnikání, vám společnost CNET @ Work může pomoci - zákazníkům pro malé podniky s méně než pěti zaměstnanci - začít pracovat.

Před pěti lety jsem konzultovala s malým místním družstvem, který chtěl outsourcovat vývoj svých webových stránek profesionální firmě, která pochopila prvky skvělého značkování a merchandisingu. Cílem družstevní záložny bylo "vyrovnat podmínky" tak, aby její online přítomnost mohla příznivě soutěžit s webovými stránkami velkých bank a finančních institucí.

Podívali jsme se na různé webové stránky a marketingové firmy. Daleko a daleko, nejlepší webdesigner a značka osoba byla místní volnář pracující z jeho domova. Jeho soutěž: několik větších firem v Seattlu - všechno s dobře jmenovanými kancelářemi doplněnými o stroje cappuccino, které sloužily k zákazníkům na zakázku. Navštívili jsme tyto firmy, ale místní mistr na volné noze neměl kancelář, takže přišel do družstevní záložny.

Jako konzultant, který se především zaměřuje na kvalitu, jsem poradil mému zákazníkovi, že nezávislý návrhář dělal nejkvalitnější práci. Nicméně, pokud jde o další prvky úvěrového odborového svazu, jako např. Schopnost průběžně podporovat práci nebo dlouhodobou finanční solventnost prodávajícího, nezúčastnil se na volné noze. Nakonec se družstevní záložna rozhodla pro mnohem dražší smlouvu od jedné z firem v Seattlu, která sloužila skvělému cappuccinu a měla impozantní kancelář v centru. "Proč chceme dát naši víru do jednoho koně, o kterém ani nevíme, že bude kolem příštího roku?" generální ředitel mé klientské společnosti si stěžoval.

Lekce: Důraz je kladen na profesionální dojem z fyzické kanceláře.

"To, co mnoho společností zjišťuje, je, že prostě nemohou běžet dobře, aniž by se setkali se svými klienty tváří v tvář, " říká generální ředitel společnosti Servcorp Marcus Moufarrige, který poskytuje globální "virtuální" kanceláře.

Není třeba zaměňovat se s virtuální realitou, podle společnosti Servcorp virtuální kancelář umožňuje malým a středním podnikům těžit z výhod prestižní adresy, pevných telefonních čísel a týmové podpory, aniž by se zavázala k vyhrazeným kancelářským prostorům.

"Můžete mít sídlo v New Yorku a provozovat celosvětovou prodejní sílu na několika místech s velmi" lehkým "dotekem cihel a malt, ale stále potřebujete fyzické kanceláře a kancelářskou podporu na těchto vzdálených místech, abyste uzavřeli velké nabídky."

Jinými slovy, zákazníci se cítí lépe obchodovat s firmou, která má atraktivní kancelářskou a konferenční místnost s profesionálním administrativním personálem, který stojí za účelem telefonování, schůzky - a v případě potřeby servírovat cappuccino.

Malé společnosti, které usilují o prosazení velké globální přítomnosti tím, že mají atraktivní kanceláře a zařízení ve městech po celém světě, to dokážou, aniž by musely zablokovat dlouhodobé kupní nebo leasingové smlouvy, říká Mourfarrige.

Alternativou, kterou nabízejí jeho a další společnosti, jsou úřady, zařízení, technologie a administrativní pomoc "na požádání" v USA a na globálních místech, kde firmy platí pouze za to, co potřebují nebo využívají.

Jak to funguje

Řekněte, že jste dodavatelem cloudového softwaru se sídlem v New Yorku, se vzdálenými prodejci se sídlem v Los Angeles, Chicagu, Sydney, Amsterdamu a Tokiu. Tito prodejci jsou obvykle na cestě; když nejsou na cestě, všichni mají domácí kanceláře. Nicméně, když přijde čas na to, aby prodejce uskutečnil významnou prezentaci nebo uzavřel dohodu s velkým zákazníkem, například v Los Angeles, může prodejce pronajmout kancelářské prostory s administrativní podporou, konferenční místností a nejmodernějšími technologiemi. Impozantní kancelářské prostředí podtrhuje sílu a značku společnosti a pomáhá uzavřít dohodu.

Takže pokud jste menší společnost bez impozantní přítomnosti cihel a malty, jaké kroky můžete podniknout, abyste využili cihel a maltu, když to potřebujete?

Krok 1: Potvrďte obchodní hodnotu cihel a malty

Mnoho online maloobchodních firem s hrdostí tvrdí, že ani nemají žádnou přítomnost cihel a malty. Ale pro celou řadu dalších obchodních aktivit - finanční plánování, účetnictví, právo, pojištění, nemovitosti, komerční software, geodetické práce, architekturu a stavbu a zdravotní péči, jen abychom jmenovali několik - virtuální kancelář může být skutečně konkurenceschopná výhoda.

L. Blake Harvey, prezident společnosti pro vztahy s veřejností v New Yorku, vidí mnoho výhod pro přítomnost virtuálních kanceláří: "Využil jsem řešení virtuálních kanceláří a byli tak kritičtí, že pomáhali budovat pevnější základnu pro firmu". říká Harvey. "Dalo mi šanci pracovat s klienty a partnery s důvěrou, věděl jsem, že moje specializované místní telefonní číslo bylo vždy v provozu a můj mail byl profesionálně zpracován. Přístup k hodinovým kancelářským prostorům a konferenčním sálem mi dal další výhodu, že jsem schopen konkurovat mým protějškům v oboru za cenu, která měla smysl pro mé podnikání. Profesionální pracovníci výkonných asistentů a pracovníků na podlaze mi umožnili delegovat vhodné úkoly, které nevyhnutelně uvolnily více času na budování podniku. "

Krok 2: Jaké služby byste měli hledat?

Minimálně by virtuální kanceláře měly nabízet atraktivní prostředí, ve kterém se vaši prodejci na poli mohou setkat s klienty. K těmto fyzickým kancelářským zařízením patří kanceláře, konferenční místnosti, toalety, kuchyňská linka - jestliže je třeba přinést nebo připravit kávu a / nebo občerstvení - a recepční prostor, kde správní personál pro prostory pozdraví klienta s vaším Jméno společnosti. Druhá vrstva na vrcholu fyzických prostor je podpůrná technologie. To se může pohybovat od telefonních služeb a vysokorychlostního internetu až po videokonferenci a další usnadňující technologie pro prezentace produktů a ukázek.

"Jako poradenská firma v oblasti technologií je posláním společnosti Chairseven podpora našich klientů poskytnutím poradenských služeb světové úrovně a bezkonkurenční zákaznické podpory, " říká generální ředitel Jordan Hamad. "Využitím virtuálních kanceláří můžeme zajistit, že telefon je vždy zodpovědný profesionálně a že vždy máme spolehlivý, profesionální a dobře jmenovaný prostor, ve kterém můžeme hostovat naše klienty. To nám umožňuje zaměřit se nejen na provoz fyzického prostoru, ale co děláme nejlépe - řešíme některé z nejsložitějších technologických výzev, kterým čelí naši klienti. "

Krok 3: Nezapomeňte na zboží

Virtuální kancelářské prostory musí být hezky zařízené a jmenované - a některé z nich budou na vás. Budete chtít, abyste do zařízení uvedli některé z vašich vlastních značek (značení firem apod.), Abyste je identifikovali jako součást vaší společnosti. Investujte do vysoce kvalitní signage (tj. Nezavěšujte pouze provizorní značku) a kancelářský nábytek. Vyhledejte profesionální zdobení pomoc, pokud ji potřebujete.

Krok 4: Dialog s vaším prodejcem

Pokud přesně používáte domácí kanceláře pro vaši prodejní firmu a chcete začlenit virtuální kanceláře, je třeba, aby prodejní pracovníci byli informováni o tom, kdy a jak je používat. Jeden možný scénář: Vzdělávejte je, aby používali virtuální zařízení pouze tehdy, když potřebují udělat klíčovou prezentaci pro klienta. V běžné každodenní práci by pokračovali v práci především v terénu a používali své kanceláře. V ostatních případech by mohlo mít větší smysl dostat své prodejce pravidelné virtuální kancelářské prostory.

Ve všech případech je důležité, aby prodejní pracovníci věděli přesně, za jakých okolností chcete používat virtuální nemovitosti. Důležité je také, aby se vaše obchodní síla zapojila do procesu. Předtím, než uzavřete jakoukoli dohodu, nechte je navštívit potenciální virtuální kancelář. Získejte zpětnou vazbu, zda se domnívají, že virtuální kancelář potřebuje v jejich lokalitách. Konečně je důležité, abyste si tyto zařízení osobně prohlédli. "Už mnoho let používáme globální virtuální kanceláře a já vždycky říkám, že pravidelně navštěvuji tyto kanceláře, " řekl Mourfarige.

Závěr: Podnikatelé a majitelé malých podniků mají nyní cenově dostupné a flexibilní alternativy k vyvíjení fyzické přítomnosti na klíčových trzích po celém světě.

"Způsob, jakým to vidíme, " říká Emin Tatosian, spoluzakladatel fintech startup FastFin, "je to, že je to kancelář založená na cloudových zdrojích, která je pro nás elastickým zdrojem.