Proč je G Suite vhodné pro vaši malou firmu

Díky technologii, která se stále více vzájemně propojuje se všemi aspekty podnikání, vám CNET @ Work může pomoci - od zákazníků k malým podnikům s méně než pěti zaměstnanci - začít.


Pro Todda Spodka se rozhodnutí vybavit jeho newyorskou advokátní kancelář softwarovými aplikacemi společnosti Google podnítilo jednu potřebu: spolupráci.

"Usadili jsme se na Googlu, protože byl v popředí nástrojů založených na cloudových technologiích, " řekl Spodek, který řídí společnost Spodek Law Group PC. "Máme tři kanceláře, takže klíčová je synchronizace informací, protože nám umožňuje dělat vše vzdáleně.

"Je to opravdu zjednodušený proces a vše se dá snadno zvládnout, " dodal.

Aplikace G Suite, která byla v loňském roce rebrandována, byla vybudována pro internet - není to překvapením vzhledem k dědictví Google post-PC. Tento přístup informoval o svých aplikacích, které pracují na oblacích. Znamená to také, že vaše společnost nikdy neztratí data ani dokumenty, protože všechny změny v dokumentech Google se automaticky ukládají a zálohují do cloud Google. Veškerý váš tým potřebuje je webový prohlížeč v počítači nebo mobilním zařízení s přístupem k internetu.

Pokud migrujete ze společnosti Microsoft, mějte na paměti, že může chvíli trvat, než můžete změnit pracovní postup z MS Office na Google Apps. Může také vyžadovat čas - a určitou povzbuzení - přesvědčit některé uživatele, aby přijali strukturu složek v Gmailu versus to, co zvykli používat s aplikací Outlook.

Je G Suite pro každého?

Potřeby a priority však nejsou jednotné; Podívejme se na některé oblasti, kde by G Suite nemusel být vhodný pro vaše malé firmy.

Zatímco Google zmenšil propast funkcí oproti tomu, který byl před lety, možnosti programu G Suite a prezentace jsou stále omezeny než aplikace Microsoft Word a PowerPoint. Takže pokud máte pocit, že je zapotřebí všech možných vlastností jen v případě, Office je lepší volbou.

Protože vše je v cloudu s programem G Suite, vaše zaměstnanci budou dočasně odříznuti, pokud dojde k jejich připojení k internetu nebo pokud na Googlu dojde k výpadku.

Společnost Google v letošním roce oznámila, že přestane skenovat e-maily lidí, kteří používají svůj bezplatný e-mail v Gmailu k přizpůsobení. Společnost vyloučila podnikové účty G Suite z personalizační reklamy. Přesto mohou někteří lidé mít obavy ohledně ochrany osobních údajů, zda někdo čte e-mail. Nakonec se otázka obrací na to, jak jste paranoidní.

Pravděpodobně pro vás to pravé

Ale to jsou drobné problémy. Společnost se mezitím přidává k novému produktu 10 nových funkcí do konce roku. Pokud jste začínající nebo malý podnik, podívejme se blíže na to, proč G Suite vyhovuje vašim potřebám.

Cena

Cena je atraktivní. G Suite je nabízena v různých úrovních a verzích. Měsíční předplatné pro profesionální kancelářské a obchodní verze se pohybuje mezi 5 a 10 dolary na uživatele. Naproti tomu měsíční náklady na obchodní verze produktu Microsoft Office 365 se pohybují v rozmezí od 8, 25 USD do 15 USD na uživatele pro prémiovou verzi.

Obeznámenost

Díky stavu ikony společnosti Google je mnoho vašich zaměstnanců pravděpodobně již obeznámeno se službou Gmail, stejně jako s ostatními produkty G Suite a dokumenty Google, Tabule a kalendář Google mají minimální křivky učení. To znamená, že se nebudete muset starat o školení zaměstnanců nebo o investování do interního podpůrného personálu.

Viz také: Nejdůležitější průvodce zálohováním Gmailu

Jednoduchost

Jediné přihlášení zaručuje přístup k celé sadě aplikací a uživatelé ve stejných pracovních skupinách mohou automaticky sdílet informace. To usnadňuje spolupráci v reálném čase s digitálními soubory zaměstnanci - nebo dokonce s vašimi zákazníky.

Tam je velká výhoda, pokud jde o e-mailovou organizaci: Namísto zanesení pevného disku počítače s gigabajty e-mailů můžete snadno archivovat zprávy v cloudu a nikdy se nemusíte obávat jejich synchronizace s jiným zařízením.

Viz také: Google přináší inteligentní odpověď do Gmailu pro Android a iOS

Pohodlí

Byť založený na cloudovém převodu do pohodlí. Zaměstnanci mají přístup ke svým informacím, ať jsou z jakéhokoli zařízení. A v případě, že jsou někde mimo rozsah a nemohou najít připojení k internetu, mohou stále přistupovat k dokumentům v režimu offline. Administrátoři mohou také řídit přístup offline pomocí zásad zařízení.

Schopnost spolupracovat je obecně s Google mnohem jednodušší. Vylučuje nutnost provádět synchronizaci mezi kancelářskou pracovní plochou a přenosným počítačem v případě, že potřebujete pracovat vzdáleně.

Viz také: Dokumenty Google: Tato velká aktualizace přidala některé nové závažné funkce

Kompatibilita

G Suite zjednodušuje sdílení dokumentů a editaci skupin. Namísto předávání dokumentu aplikace Word a sledování revizí lze několik editorů pracovat ve stejném souboru dokumentů Google současně. Někteří se mohou obtěžovat při změně popularity Microsoft Office. Aplikace G Suite však umožňuje uživatelům upravovat soubory sady Office, aniž by museli mít software Office. Po provedení změn v souboru mohou uživatelé vybrat možnost Soubor> Stáhnout jako z nabídky a uložit všechny úpravy dokumentů zpět do formátu Office. Google také nabízí rozšíření, které umožňuje uživatelům upravovat soubory sady Office, aniž by bylo nutné je převádět do formátu Google.

Viz též: Google uvádí Chrome Enterprise, jejím cílem je integrovat se s dalšími obchodními systémy

Bezpečnostní

Pokud se vaše firma spoléhá na systém Android - který, připomeňme si, je nejoblíbenější telefonní platformou na světě - nebo Chromebooky Google, nabízí G Suite hladké spojení s těmito hardwarovými systémy. Také pokud dodáváte zaměstnancům telefony společnosti Android, G Suite poskytuje nástroje pro zabezpečení a správu, které mohou vzdáleně obnovit zařízení a zabránit tomu, aby ho někdo jiný použil v případě krádeže nebo ztráty.

Viz také: Google přidává ovládací prvky zabezpečení podnikové třídy pro aplikaci G Suite

V aplikaci Word, Excel, PowerPoint a dalších nabídkách společnosti Microsoft je určitě více funkcí. Ale kromě výjimečných příležitostí, kolikrát vám opravdu chybí přístup k těmto funkcím? Většina lidí používá jen zlomek zvonů a píšťalků, že společnost Microsoft do svých aplikací stejně.

 

Zanechte Svůj Komentář