Zatímco velké kapacity úložišť poskytovatelů elektronické pošty potřebují v těchto dnech spravovat menší úložiště, existují chvíle, kdy se lidé mohou stále dostat do úložišť nebo je třeba vymazat tisíce zpráv, které neporušují své schránky. To může být obzvláště pravdivé, pokud se plán ukládání změní na menší úroveň, jak je tomu u základního plánu Apple iCloud pro ukládání dat pro uživatele, kteří přešli z MobileMe.

Pokud potřebujete vymazat e-mailové zprávy, abyste uvolnili místo ve složce Doručená pošta, můžete to provést ručně klepnutím na sloupec Velikost v e-mailu, chcete-li své zprávy třídit podle velikosti (včetně příloh) a postupně je odstranit nebo přesunout do místní poštovní schránky, abyste uvolnili místo ve svém účtu.

Druhým přístupem je archivace zpráv a jejich odstranění ze složky Doručená pošta, kterou lze provést buď pravým kliknutím na poštovní schránku a výběrem položky Exportovat schránku a následným odstraněním starých zpráv po uložení poštovní schránky. Případně můžete archivovat své zprávy výběrem jednoho nebo více (nebo kliknutím na zprávu v seznamu a stisknutím klávesy Command-A vyberte všechny) a pak kliknutím pravým tlačítkem myši klepněte na výběr a z kontextového menu zvolte možnost Archivovat měli byste je komprimovat a přesunout do poštovní schránky v počítači Mac.

Posledním přístupem je ruční archivace zpráv pomocí Pravidla pošty, které přesune staré zprávy do místní poštovní schránky, čímž odstraníte zprávy z vašeho účtu online a uložíte je místně na počítači Mac. Tento přístup je podobný archivaci, s výjimkou toho, že umožňuje upravit typy zpráv, které chcete archivovat, a kde je ukládat, namísto použití konkrétní poštovní schránky v archivu. Chcete-li to provést, nejprve vytvořte novou poštovní schránku (nazývejte ji jako "starou poštu", "archiv" nebo podobně) a ujistěte se, že je vytvořena v umístění v počítači se systémem Mac. Poté přejděte na předvolby pošty a vytvořte nové pravidlo (nazývejte "staré položky" nebo něco podobného). Poté změňte podmínku na "Pokud jsou splněny všechny následující podmínky" a nastavte podmínky pro archivaci zpráv.

Zatímco můžete zvolit libovolné podmínky, které budou vyhovovat vašim potřebám, jedno nastavení, které může fungovat dobře, je archivovat zprávy, které jsou starší než týden nebo měsíc. Chcete-li to provést, vyberte možnost Každá zpráva jako podmínka jedné položky a poté jako druhou podmínku vyberte položku Datum přijaté a nastavte ji na konkrétní časový rámec (tj. Starší než 30 dnů). Potom vyberte Přesunout zprávu v sekci Akce a vyberte nově vytvořenou poštovní schránku na vašem Macu, abyste je přesunuli.

Po dokončení uložte pravidlo klepnutím na tlačítko OK; nyní můžete archivovat libovolný výběr e-mailových zpráv spuštěním pravidla na něm. Jeden popis tohoto přístupu je pravidlo, které se automaticky spouští pouze na nové zprávy. proto pro toto pravidlo pracovat na stávajících zprávách, budete muset ručně vyvolat výběr zpráv. Chcete-li to provést pro všechny zprávy ve schránce, zvolte poštovní schránku a stiskněte Command-A pro výběr všech zpráv v ní a poté vyberte příkaz Apply Rules z nabídky Messages (nebo stiskněte Option-Command-L) a všechny starší než spuštění pravidla určeného časového rámce by mělo být přesunuto z aktuální poštovní schránky do zadané archivní schránky.