Jen málo zdrojů na vašem počítači je pro vaše pracovní prostředí cennější než váš seznam kontaktů. Bohužel, kontakty jsou také mezi nejtěžšími aktivy, která mají být udržována.

Nedávno čtenář s názvem Alan položil tuto otázku:

Já a moji dva spolupracovníci používají Microsoft Outlook pro naše obchodní kontakty. Právě nyní udržujeme tři samostatné kontaktní databáze. Chtěli bychom sloučit naše databáze do takových, které všichni tři z nás mohou podle potřeby získat přístup, modifikovat a aktualizovat. Existuje nějaký proces / software, který můžete doporučit, abyste to dosáhli?

Pokud vám nevadí manuální přístup, Outlook umožňuje exportovat vaše kontakty jako soubor PST, který mohou spolupracovníci importovat do svých účtů aplikace Outlook. Každý uživatel má stále svůj samostatný seznam kontaktů, který mohou mít jiní uživatelé z profilu aplikace Outlook, takže se nekonají žádná skutečná synchronizace.

Samozřejmě, změny, které každá osoba provede do svého seznamu kontaktů, nebudou ostatním uživatelům zřejmé, dokud nebude soubor PST znovu exportován s aktualizovanými informacemi a poté znovu importován všemi ostatními uživateli. Automatická synchronizace jednoho seznamu kontaktů mezi více uživateli aplikace Outlook (bez serveru Exchange, samozřejmě) vyžaduje program, jako je například $ 40 ShareO 4Team, který je k dispozici ve 14denní zkušební verzi omezené funkce.

ShareO umožňuje sdílet a synchronizovat všechny složky Outlook bez použití serveru Exchange. Program pracuje se všemi verzemi aplikace Outlook od roku 2000 do roku 2010, ale běží pouze na počítačích se systémem Windows. Společnost také nabízí program $ 25 ShareContacts, který synchronizuje pouze kontakty aplikace Outlook. Testoval jsem plnohodnotnější ShareO.

Přístup export / import ke sdílení kontaktů aplikace Outlook

Tři počítače v mé kanceláři mají nainstalovány tři různé verze aplikace Outlook. Workhorse PC běží Outlook 2003 a má 414 kontaktů, záložní systém používá Outlook 2007 a má pouze 42 položek v seznamu kontaktů a testovací PC má výchozí instalace aplikace Outlook 2010 s nulovými kontakty.

Trvalo jen několik minut, než se kontakty na pracovní kůži exportovaly jako soubor Outlook PST a importovali soubor do zálohovacích a testovacích počítačů. Chcete-li exportovat kontakty z aplikací Outlook 2003 a 2007, klepněte na Soubor> Import a export. V aplikaci Outlook 2010 klepněte na Soubor> Otevřít> Importovat. Ve všech třech verzích vyberte v Průvodci importem a exportem položku "Exportovat do souboru" v části "Vyberte akci, kterou chcete provést" a potom klepněte na tlačítko Další.

V části "Vytvořit typ souboru" vyberte v závislosti na verzi aplikace Outlook soubor osobních složek (PST) nebo datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klepněte na tlačítko Další. Vyberte složku Kontakty v části "Vybrat složku, z níž chcete exportovat", zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka "Zahrnout podsložky" a v případě potřeby zvolte možnost Další.

Uveďte soubor jedinečný název, klepněte na tlačítko Procházet a vyberte umístění pro uložení souboru exportovaných kontaktů (nebo přijměte výchozí umístění, které aplikace Outlook vybírá pro vás). Možnost nahradit duplikáty exportovanými položkami je ve výchozím nastavení vybrána. Můžete povolit duplikáty nebo vyloučit duplicitní položky z exportovaného souboru. Nakonec klepněte na tlačítko Dokončit.

Chcete-li importovat kontakty do jiného účtu aplikace Outlook, přihlaste se k účtu a zvolte Soubor> Import a export (aplikace Outlook 2003 a 2007) nebo Soubor> Otevřít> Import (Outlook 2010). Zvolte možnost "Import z jiného programu nebo souboru" v části Vyberte akci, kterou chcete provést, a klikněte na tlačítko Další. V závislosti na verzi aplikace Outlook klepněte na položku Soubor osobních složek (PST) nebo Datový soubor aplikace Outlook (.pst) a klepněte na tlačítko Další.

V okně "Soubor pro import" klikněte na tlačítko Procházet a přejděte do souboru PST, který jste exportovali v předchozím kroku. Vyberte složku Kontakty, zaškrtněte políčko "Zahrnout podsložky", v případě potřeby vyberte možnost "Import položek do aktuálního adresáře" a klepněte na tlačítko Dokončit.

Doplněk aplikace Outlook synchronizuje sdílené seznamy kontaktů

Ruční proces importu a exportu kontaktů (a jiných složek dat aplikace Outlook) stačí pro jednoho uživatele, který chce jednoduše přistupovat ke stejnému seznamu kontaktů v několika profilech aplikace Outlook, ale nebude vyhovovat potřebám dvou nebo více lidí, kteří chtějí kombinovat své oddělené kontaktní databáze do jednoho repozitáře bez použití serveru Exchange.

Doplněk ShareOp pro aplikaci Outlook slibuje synchronizaci více kontaktních složek (a dalších složek aplikace Outlook) mezi skupinou uživatelů. Testoval jsem program sdílením adresáře kontaktů s více než 400 záznamy mezi třemi profily aplikace Outlook pomocí aplikací Outlook 2003, 2007 a 2010. Program také umožňuje sdílet a synchronizovat e-maily, kalendáře, úkoly a další složky aplikace Outlook, ale testoval jsem je pouze u kontaktů.

Po stažení a instalaci doplňku umístíte možnost ShareO v hlavní nabídce aplikace Outlook 2003 a pásu aplikace Outlook 2007 a 2010.

Chcete-li kontakty exportovat do jiného profilu aplikace Outlook, vyberte složku Kontakty (nebo libovolnou jinou složku, kterou chcete sdílet) a klepnutím na položku Sdílet v nabídce ShareO otevřete průvodce sdílením programu. Klepněte na tlačítko plus a zadejte jméno a e-mailovou adresu příjemce nebo vyberte položku osoby ze seznamu, pokud jste s ní již dříve sdíleli, a klikněte na tlačítko Další.

Příbuzné příběhy

• Svět může být bláznivý, ale aplikace Outlook pro Mac je přilepená na zemi
• Jak synchronizovat e-mail aplikace Outlook.com se systémem iOS
• Přesuňte svou poštu na aplikaci Outlook.com

Na další obrazovce zkontrolujte položky, které chcete sdílet, a znovu klepněte na tlačítko Další. (Všimněte si, že filtry ShareO pro omezení položek, které sdílíte, nefungují ve zkušební verzi.) Zvolte možnost pokročilého sdílení pro přístup k dalším ovládacím prvkům sdílení. Jakmile projdete průvodcem, klepněte na tlačítko Dokončit a začněte exportovat složku.

V závislosti na velikosti složky může trvat několik minut, než budou informace zabaleny a dodány. Pokud příjemce (který musí mít také nainstalován ShareO) obdrží složku, je instruován, aby mu vybral cílový adresář nebo může odmítnout složku. Program identifikuje duplicitní položky a umístí potenciální konflikty do samostatného adresáře pro vaši kontrolu.

Příjemce je také upozorněn na přítomnost duplicitních záznamů a má možnost zobrazit a vyřešit konflikty. Chcete-li synchronizovat sdílenou složku, stačí kliknout na tlačítko Synchronizace v nabídce ShareO. ShareO umožňuje vytvářet sdílené složky, které mohou zobrazit lidé, kteří nemají nainstalován ShareO. Tuto funkci jsem netestoval.

Můžete zabránit sdílení soukromých položek a jinak přizpůsobit informace, které sdílíte s ostatními. Při sdílení kalendářů můžete uvést volné a zaneprázdněné časy, aniž byste museli například poskytovat podrobnosti (je to další funkce programu, kterou jsem netestoval). Tento doplněk také umožňuje sdílet soubory a složky prostřednictvím veřejných nebo soukromých sdílených složek, šifrovat sdílená data a omezit přístup k datům podle uživatele.

Příležitostní uživatelé aplikace Outlook nemusí být schopni ospravedlnit utrácení 35 dolarů za každé PC, které chcete sdílet a synchronizovat data, ale pro Alana a jeho spolupracovníky, ShareO by mohla být levnou alternativou k instalaci a údržbě serveru Exchange jednoduše ke sdílení a synchronizovat složky aplikace Outlook.

Všimněte si, že program 4Team také vytváří program $ 60 Sync2, který synchronizuje data mezi aplikací Outlook a kalendáře a kontakty Google.