Pokud jste někdy poslali soukromý e-mail stranám, které jste nechtěli, nebo jste zapomněli přidat přílohu do firemního e-mailu, nejste sami.

Zde je devět tipů, jak zabránit společnému úsilí o zasílání e-mailů:

1. Zapomenutí příloh

"Přiložil jsem dokument ke své recenzi." "Jejda, ne, ne." Zapomenutí příloh je tak běžné, že detektor zapomenutých příloh Google absolvoval od Google Labs trvalou funkci v Gmailu. Nejlepší způsob, jak zabránit zapomenutí zahrnout přílohy, i když používáte službu Gmail (zapomenutý detektor příloh, není spolehlivý) je připojit soubor dříve, než začnete psát svůj e-mail. Pokud budete čekat, až napíšete svůj e-mail, váš mozek se může přesunout na další úkol a zapomenout na přílohu.

2. Blind Carbon Copy

Pravděpodobně jste zvyklí na lidi Cc'ing, abyste pozvali spolupráci v práci. Ale někdy, Bcc: je lepší volba. Při zasílání e-mailu na seznam lidí, kteří nemají nic společného s sebou, použijte nevidomou kopii. Pokud například posíláte informační bulletin, je to obecné zdvořilost, abyste ho poslali sobě a Bcc: příjemcům. Lidé mohou chránit své e-mailové adresy a nechtějí, aby byli inzerováni všem na hromadném e-mailovém seznamu. Pokud obdržíte e-mail od odesílatele, který by měl použít skrytou kopii :, je možné tuto funkci navrhnout, aniž by to znělo jako trhnutí. Senior Editor společnosti CNET Lori Grunin doporučuje jemnou odpověď, jako například: "Nemyslím, že byste to chtěli poslat všem. Věděli jste, že byste mohli skrýt adresy se skrytou skriptkou?".

3. Emocionální nebo opilé e-maily

Odeslání e-mailu, když jste příliš emocionální, nebo dokonce opilý, se může vrátit, aby vás pronásledoval. Pro vás uživatelé Gmailu, kteří si myslí, že po několika nápojích píšete své nejlepší e-maily, zvažte možnost aktivovat funkce Goggles v e-mailu. Pokud jste dostatečně střízliví, abyste odpověděli na několik matematických otázek, pak je dobré jít. Všichni z nás mohou využívat některé emocionální osvědčené postupy elektronické pošty: když máte pocit, že chcete poslat emocionální e-mail, pokračujte a napište to, abyste vypustili nějakou páru. Uložte e-mail jako koncept, pak počkejte 24 hodin předtím, než stisknete tlačítko Odeslat. Pravděpodobně budete buď výrazně upravovat svůj původní e-mail, nebo jej zcela odstraníte. A budete rádi, že jste čekal.

4. VŠECHNY CAPS

Tento tip na etiketu se skutečně vztahuje na všechno na internetu. Psaní ve všech čepicích se objevuje jako křik a nikdo nechce být křičel. Kromě toho je těžké číst něco napsaného ve všech čepicích. Google chtěl tak špatně zbavit svět všech uzávěrů, zcela vynechali klíč na Caps Lock na svých Chromebooků.

5. Zkontrolujte, zda nedošlo k automatickému doplnění adresy

Automatické dokončování může být velmi užitečné, ale poslali jste někdy e-mail na špatné Ed, Jen nebo Bob? Ujistěte se, že před vyplněním Odeslat vyplnil automatický doplněk správného příjemce.

6. Nespoléhejte se na kontrolu pravopisu sama

Váš prohlížeč nebo e-mailová aplikace může správně kontrolovat pravopisné chyby, ale vždy byste měli opravit své e-maily pro gramatiku. Máte také možnost kopírovat e-maily do aplikace Microsoft Word nebo podobně, spouštět kontrolu gramatiky a pak ji vložit do e-mailového programu.

7. Emotikony a zkratka pro internet

Emotikony jsou roztomilé a pomáhají přenášet humor, smutek, šok nebo jiné emoce, které mohou být obtížně vylepšeny jinak. Nicméně jejich zahrnutí do firemních e-mailů pravděpodobně není dobrý nápad. Pokud je zřejmé, že výměna má více příležitostný tón a druhá osoba je volně využívá, jděte na to, ale nepokládejte každou větu smajlíkem. Totéž platí pro zkratku na internetu, jako LOL, ROTFL a OMG.

8. Ořízněte podprocesy e-mailu

Návrat a spuštění e-mailů může vést k poměrně dlouhé cestě k předávání e-mailů a odpovědi na ně. Zvažte jejich oříznutí na poslední pár e-mailů. Obrovská záhlaví e-mailu vypadá neuspořádaně a může čtenáře cítit ohromeně. Také se chcete vyhnout tomu, aby se náhodně vysílalo vlákno na někoho, kdo by neměl být předmětem některých předchozích výměn.

9. Zpět (Gmail)

Pokud jste uživatel Gmail, mimořádně užitečnou funkcí je funkce Zpět. Můžete zrušit mazání, archivy, štítky a další, ale nejužitečnější je zrušit odeslání. Undo je vaše poslední linie obrany proti mnoha chybám uvedeným výše. Aktivujte jej v části Nastavení v části Labs. Poté přejděte do části Obecné nastavení a nastavte dobu zrušení na 5, 10, 20 nebo 30 sekund. Pokud nejste uživatel Gmail, zvažte vyplnění pole Komu: předtím, než budete připraveni jej odeslat. To vám pomůže vyhnout se nechtěnému odeslání e-mailu. Pokud jste uživatel Mac, podívejte se na tipy společnosti Topher Kessler o prevenci náhodných e-mailů s OS X Mail.

A je to. Pokud byste chtěli sdílet nějaké dobré příběhy o e-mailu, napište je do níže uvedených komentářů.