Když se firma právě začíná a její zakladatelé potřebují nenákladně zaplnit některé administrativní otvory, jednoduché webové aplikace mohou vyplnit prázdnotu. Aplikace, na které se podíváme, nejsou vždy dobré pro velké organizace; ve skutečnosti několik je určeno speciálně pro menší společnosti, které potřebují jednoduché, ale robustní řešení běžných obchodních potřeb.

Správa projektů s Basecamp

Jakmile společnost začne obsluhovat více klientů, musí spravovat logistiku a zajistit, aby zaměstnanci dělali to, co se od nich očekává. Tam přijde Basecamp.

Basecamp je nejen jednoduchý online projektový koordinátor, je to nejlepší na internetu. Jakmile se zaregistrujete, můžete okamžitě začít vytvářet projekty a sdílet je se zaměstnanci. Stránky obsahují tvorbu seznamu úkolů, možnost sdílení souborů, sledování průběhu projektu, sledování času, aby zjistili, kteří pracovníci pracují na projektu a další. Basecamp v podstatě poskytuje komplexní službu pro správu projektů, která vám umožní zjistit, jak dobře vaše společnost provádí každý krok cesty.

Vytváření a sledování projektů v Basecampu nemůže být snadnější. Ale Basecamp není zdarma. Jeho základní vydání stojí 24 dolarů za měsíc a uživatelům umožňuje vytvářet a sledovat 15 projektů najednou a ukládat až 3 GB dat. Plány se odtud dostaly na 149 dolarů za měsíc, což umožňuje neomezený počet projektů, 50 GB úložného prostoru a sledování času (ostatní plány nenabízejí sledování času). Pokud hledáte něco jednoduchého a efektivního při řízení svých projektů, stojí Basecamp za peníze.

Vezměte si všechny poznámky s Evernote

Dostat se k podnikání při psaní poznámek a kategorizaci je obtížné a příliš časově náročné. Evernote je skvělý nástroj pro podnikatele, kteří chtějí uspořádat všechny své vizuální a textové poznámky.

Evernote přichází ve dvou příchutích - zdarma a prémie. Bezplatná verze umožňuje vytvářet poznámky, vytvářet fotografie a vytvářet webové stránky pomocí počítače nebo počítače Mac. Až budete hotovi, můžete je načíst na server Evernote, který pak provede na vašem obrázku rudimentární OCR, což usnadňuje vyhledávání při vyhledávání. Prémiová verze, která stojí 5 dolarů za měsíc, nabízí 500 MB měsíčního úložného prostoru (bezplatná verze má pouze 40 MB úložiště), lepší bezpečnostní funkce a možnost synchronizace libovolného typu souboru s jinými počítači nebo mobilními telefony.

Evernote funguje velmi dobře. Používám to k zaznamenávání poznámek a čas od času nahrávám zvuk a fotografie a během několika minut jsou data rozdělena podle informací, které obsahuje. Pokud například vyhledávám "Windows XP" v mém účtu Evernote, okamžitě se zobrazí všechny textové soubory a zvukové klipy, které uvádějí Windows XP. Neustále mě udivuje, jak snadné je najít mé chaotické poznámky.

Pro podnikatelský svět je Evernote ideálním nástrojem. Zajišťuje jednoduché vedení zápisu z jednání a pokud chcete nahrávat později konferenční hovory, můžete použít funkci Evernote, která vám pomůže jogging vaší paměti. V podstatě je Evernote dalším správním asistentem v kanceláři. Jediným rozdílem je, že je zdarma, pokud nepotřebujete plnou podporu, nebo 5 dolarů za měsíc, pokud chcete všechny funkce. Pro společnost, která chce zajistit, aby vše, co dělá, bylo dobře organizované, to není nic.

Čerstvé knihy pro fakturaci

Existuje mnoho fakturačních služeb na webu a každý z nich nabízí vlastní kombinaci použitelnosti a použitelnosti pro podnikání. Ale pokud hledáte něco jednoduchého, který vám usnadní sledování vašich fakturačních cyklů, je FreshBooks dobrým místem k zahájení.

FreshBooks usnadňuje správu klientů, projektů a především faktur. Nástroj generuje opakované faktury a automaticky účty zákazníkům. Ještě lépe, je to relativně cenově dostupné: pokud potřebujete více účtů, můžete zaplatit za základní fakturaci nebo zaplatit až 149 dolarů za měsíc.

Když jsem začal používat FreshBooks, protože jsem věděl, jaké funkce nabízí, očekával jsem od nástroje velké věci. A naštěstí jsem byl spokojen. Kromě možnosti importu a exportu do souborů QuickBooks a CSV se nástroj automaticky integruje s řešeními pro zpracování plateb, jako je PayPal, a jeho konstrukce umožňuje rychlé a snadné dokončení fakturačních úkolů. Ve skutečnosti jsem zjistil, že mohu vytvářet faktury a odesílat je zákazníkům za mnohem méně času, než vyvíjet rudimentární faktury sám v aplikaci Word a posílat je klientům tímto způsobem.

Kde FreshBooks opravdu svítí je ve sledování. Pokud používáte hrubý systém pro fakturaci, pravděpodobně máte nějaké potíže při zapamatování, kdy nebo za to, že jste zaplatili. FreshBooks tuto chybu eliminuje a poskytuje panel nabídky, který zobrazuje neuhrazené platby a historické platby, abyste věděli, kdy se peníze dostanou. A pokud se obáváte vzhledu vaší faktury, můžete ji přizpůsobit jakýmkoli způsobem, logo vašeho podniku.

FreshBooks je skvělý nástroj pro fakturaci, který se mi líbí lépe než funkce zabudovaná do QuickBooks. FreshBooks je jednoduchý, cenově dostupný a hlavně je to užitečné.

Sledujte zaměstnance s InOut Boardem

Chcete vědět, kdy se vaši zaměstnanci dostanou do kanceláře? Chcete vědět, kdy odjíždějí v noci? Pokud ano, nehledejte nic jiného než online verzi InOut Board.

InOut Board sleduje stav zaměstnance (bez ohledu na to, zda jsou v kanceláři), návštěvnost, kalendáře a dokonce i telefonní zprávy pomocí bezplatného sledovacího agenta se systémem Windows. Nástroj také obsahuje celopodnikovou platformu pro rychlé zasílání zpráv, díky níž mohou zaměstnanci vaší společnosti komunikovat bez použití služeb, jako je AIM nebo Google Talk.

Po nasazení vám aplikace InOut Board umožní přidat do systému pracovníky a začít sledovat jejich stav. Když se zaměstnanci dostanou do kanceláře v dopoledních hodinách, mohou vložit čas, kdy dorazili, a využívat službu InOut Board, aby neustále aktualizovali systém o tom, co se děje v jejich dnech. Manažeři mohou také tajně sledovat stav zaměstnanců, aby se ujistili, že pracují a nedělají věci, které by neměli v kanceláři. Tuto funkci nemáme rád.

InOut Board je ideální sledovací nástroj pro malou společnost, protože je lehký a poskytuje základní informace požadované manažery. Online verze je zdarma po dobu 30 dní a pokud se rozhodnete, že ji budete chtít použít, budete muset zaplatit 9, 95 dolarů za měsíc za 10 uživatelských licencí nebo až za 349, 95 dolarů měsíčně za 2 000 uživatelských licencí.

V současné době pro komunikaci zaměstnanců

V současné době je pro nedostatek lepší analogie, Twitter se skupinami, pro podniky. Myslíme si, že je to nejlepší z produktů "work Twitter".

V současné době poskytuje firmám nástroje potřebné k vytvoření vlastních mikroblogovacích sítí v kanceláři a umožňuje správcům oddělit všechny uživatele do skupin. Jinými slovy, podniky mohou umístit management do jedné skupiny a nižší pracovníci do jiných, takže diskuse mohou být mezi členy bez obav z nežádoucích zaměstnanců, kteří se připojují.

Jakmile je v současné době nasazen do kanceláře, zaměstnanci, kteří se zaregistrují, budou automaticky přesunuty do svých určených skupin. Mohou všichni hovořit na veřejném fóru, spřátelit se s dalšími zaměstnanci a užívat si firemního zážitku, který je podobný Twitteru. Při testování jsem vytvářel skupiny a rozhovor s ostatními byl jednoduchý a nasazoval to nemohl být jednodušší: uživatelé se musí zaregistrovat, připojit se k příslušnému firemnímu účtu a jsou připraveni jít.

Ale na rozdíl od Twitteru, v současné době není nutně zdarma. Pokud chcete jeho nejjednodušší sadu funkcí, v současné době vás nebude stát ani desetník. Pokud však hledáte pokročilé funkce pro správu a možnost instalovat v současné době na infrastruktuře místní sítě, společnost účtuje 1 dolar za uživatele za měsíc.

Zaškrtávací políčko pro všechny vaše příjmy

Jedním z nejdůležitějších aspektů provozování firmy je sledování příjmů, takže si můžete být jisti, zda jste v době zdanění, že jste připraveni předložit přesné výnosy. A Shoeboxed vám pomůže udělat tohle.

Shoeboxed je v tomto úkolu jedinečný, protože vyžaduje něco, co ostatní nečiní: některé akce offline. Chcete-li tuto službu využít, budete muset zaslat společnosti Shochboxed příjímky nebo vizitky prostřednictvím poštovních zásilek. Poté, co společnost obdrží vaše potvrzení, bude je skenovat do vašeho účtu a zpřístupnit je pro vás online, abyste je neztratili. Je to čistý nápad a ten, který byste neměli přehlížet, pokud máte potíže se zapamatovat si, kde jste dali každý příjem.

Ale to je lepší. V posledních týdnech společnost Shoeboxed uzavřela smlouvy se společnostmi jako Evernote, FreshBooks a dalšími, které vám umožňují propojit dva účty a zaslat své příjmy přímo výše uvedeným službám. Poslal jsem do FreshBooks pár výpůjček prostřednictvím služby Shoeboxed a uvědomil jsem si, že pokud jde o účetnictví, byl to ideální způsob, jak mě sledovat.

Stejně jako ostatní, Shoeboxed nabízí bezplatnou verzi, pokud chcete méně funkcí a reklam, ale to není opravdu ta nejlepší volba. Společnost také nabízí verzii Lite, Classic a Business, jejichž cena je 9, 95 USD, 19, 95 USD a 49, 95 USD. Každá z nich nabízí stejné funkce, které jsou uvedeny výše, ale liší se podle limitu počtu příjmů, které společnost prohledá. Používám verzi 19, 95 dolarů, protože je to pro mě nejužitečnější. Pokud máte velkou společnost, můžete zvážit použití verze 49, 95 dolarů.